Форум

Доброго дня! Поясніть будь-ласка! Як все-таки потрібно зараз вести діловодство:номенклатуру зробили свою, нотаріус затвердив що робити з журналами (зокрема ж-л обліку викликів нотаріуса):купляти нові, переписувати в них записи за січень а старі закривати журнал реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, згідно Типової номенклатури, вважаються неперехідними?

Ищите по поиску, уже тема обговаривалась и неоднократно.

Кожен пише своє а конкретної відповіді немає

и не будет. я лично не буду новые книги заводить.

р.s. если не заставят, конечно

Якщо не заводити нові то індекси не будуть відповідати новій номенклатурі (у перехідних журналах), на реєстр для реєстрації нот. дій можна наклеїти на індекс та написати новий, так як він почався в 2009 році

можно зачеркнуть и исправить. а по реестру мы почти все его начали по старой номенклатуре, кто работал до вступления новых правил. а что, реестр можно, а все остальное нельзя? нелогично. но это мое мнение

Справа в тому, що ми почали реєстр після вступу в дію правил. Якщо зачеркнути і написати, то вважати, що ми закінчили цей журнал в 2008 році - заносимо кінцеву дату в опис справ за той рік, в якому було заведено справу а в новій номенклатурі, в кінці року, відмітомо що ми завели журнал?

Что качается переходных книг и журналов, то на обложке аккуратно зачеркивается старый номер по номенклатуре и пишется сверху новый номер по новой номенклатуре, а об исправлении в начале книги и в конце делается запись: [qoute]До _________ 2009р. справа № _______, з ____ 01.2009 справа № _____[qoute] и все.

При этом в самой номенклатуре, что в старой, что в новой делаются отметки в графе [qoute]Примитки[qoute]: перехидна, див.справу № _____, номенклатура № ____.По описям те же отметки в графе [qoute]Примитки[qoute], например: Алфавітна книга обліку заповітів. Вона по описам значиться як: перехідна в 2009 рік, див. також в розділі за 2000 рік, № ____. А зараз цей запис буде таким: [qoute]перехідна. [B]див. справу № ______ (номенклатура № _____)[/B], див. також в розділі за 2000 рік, № ____[qoute] Жирный текст - это справа № по новой номенклатуре и сам номер новой номенклатуры

AsaN дякую за пораду! А що стосується журналів вхідної та вихідної кореспонд. - вони перехідні?

Я коли робила описи то перехідні справи не включала, хоча згідно інструкції перехідні справи повині занотися до описів протягом терміну їх вирішення: наприклад, справа завелася в 2006 році,я її вношу до опису за цей рік , а в опис за 2007 не пишу, якщо вона закінчилася в 2008 р. то в описі за 2006 рік я пишу дату закінчення справи (так сказали в архіві)

[B]olv[/B]Журнали вхідної та вихідної кореспонденції теж перехідні (це помилка у Типовій номенклатурі), а також деякі інші книги, треба дивитися.Перехідні справи до описів включаються постійно, поки вони ведуться. Вам в архіві невірно сказали. Якщо перехідна справа завелася в 2006 році, ви її вносите до опису за 2006 рік під порядковим номером. В описі за 2007 рік (якщо вона у вас продовжується в 2007 році), ви також вносите цю справу, але вже без присвоєння їй порядкового номеру по опису. При цьому в графі [qoute]Примітки[qoute] зазначаєте: [qoute]Перехідна, див.також в розділі за 2006 рік, № ____ (порядковий номер, за яким ця справа у вас значиться в описі за 2006 рік).Що стосується кінцевої дати, то в описах не можна дописувати. Ви вказуєте дату початку справи, а кінцеву не пишете, оскільки ви вказали, що вона перехідна в 2007 рік. В описі за 2007 рік ви пишете, що справа перехідна в 2008 рік, а також що пострібно див. в розділі за 2006 рік. Коли ця справа закінчена, наприклад в 2008 році, то ви вказуєте також і кінцеву дату (з цього видно, що справа закінчена. [B]АЛЕ,[/B] це вимога деяких архівів. Якщо читати Правила ведення архівної справи, то всі дані (дата заведення, кількість аркушів) вказуються тільки в описі за той рік, вякому ця справа заведена, у подальших описах ці дані не вказуються, а тільки назва та примітки.

AsaNВсе так и делаю. Но как быть с такими нарядами как доверенности, завещания, договорами, которые были удостоверены до 11.01.Их подшивать в отдельные наряды, под индексами по старой номеклатуре?У нас даже письмо есть управления юстиции, просят сообщить порядок закрытия справ, заведенных по старой номенклатуре. С книгами это понятно, а быть с удостоверенными документами.

А скажіть ви вже затверджували описи? Я вже затверджувала і це була вимога архіву, щодо складання описів: кількість справ в описі повина була відповідати кількості справ по номенклатурі, та паспорту архіву. Я задавала це питання, щодо внесення справ протягом терміну їх вирішення, але...

ларис А що це за лист управління юстиції?

Є інформація (після зборів нотаріусів по підсумкам роботи за 2008 рік), що справи, які були заведенні до 11.01. потрібно закрити по старій номенклатурі, і сформовані, а з 11.01.2009 завести нову і затвердити.

В связи с тем, что старая номенклатура закрывается, то и все справи (договора, доверенности и т.д.) подшиваются и складываются на полку под старыми номерами согласно номенклатуре как, скажем, мы это делаем в конце года. Утверждается новая номенклатура и договора будут подшиваться в справи под новыми номерами.

Складання нової номенклатури.Новій номенклатурі присвоється той же номер, що і попердній номенклатурі цього ж 2009 року, але з позначкою «1». Наприклад : № 131.При формуванні нової номенклатури з типової номенклатури повинні бути видалені справи, що не використовуються нотаріусом або ДНК. Державні нотаріальні контори видаляють справи, що стосуються тільки приватних нотаріусів, і навпаки. При цьому справи видаляються разом з індексами, що їм належать, без залишення пустих граф. Таким чином в нових номенклатурах нумерація справ завжди буде порушена (не підряд). Наприклад: в номенклатурі приватного нотаріуса після справи № 01-03 йтиме справа № 01-07. Допускається редагування назви справи з метою адаптування її для приватного нотаріуса або ДНК, видалення з назви зайвих слів. Наприклад: назва справи 01-01 для ДНК та приватних нотаріусів звучатиме так: «Накази Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у _____________ області з питань основної діяльності та з особового складу (копії)». Об’єднання кількох справ у одну та розділення однієї справи на кілька справ за розсудом нотаріуса не допускається.Книги і журнали, заведені у 2009 році за старою номенклатурою, можуть бути закриті нотаріусом або продовжені ним далі з перенесенням їх до нової номенклатури та присвоєнням їм нових індексів. При цьому у графі «Примітка» нової номенклатури слід вказати: «Перехідний. Дивись справу № 1-23, номенклатура № 13», посилаючись на старий індекс цієї ж книги (журналу) та на номер старої номенклатури.Реєстри для реєстрації нотаріальних дій не закриваються, а переходять до нової номенклатури. При цьому вимоги Порядку ведення реєстрів не порушуються, оскільки справа переходить не з одного року в інший, а в межах одного року.Підсумковий запис до номенклатури оформляється згідно з додатком № 17 Правил нотаріального діловодства.Згідно до ст. 14 Закону України «Про нотаріат» справи приватного нотаріуса після їх закінчення передаються на зберігання до архіву приватного нотаріуса. Державні нотаріальні контори передають відомості про підсумкові записи до Державного нотаріального архіву ___________області.Підсумковий запис підлягає погодженню з експертними комісіями державного нотаріального архіву і Головного управління юстиції у ________________ області, тому в графі погодження замість слова «установи» зазначаємо «Головного управління юстиції в ________________ області».Закриття старої номенклатури за 2009 рік.Оскільки у типовій номенклатурі відсутні деякі справи, закриваємо і не переводимо до нової номенклатури книгу обліку печаток і штампів, книгу обліку оприбуткування спеціальних бланків інформаційної системи, журнал реєстрації наказів по особовому складу, журнал реєстрації телеграм і телефонограм тощо.У графі «Примітка» старої номенклатури слід вказати «Перехідний. (дивись справу № 01-26 номенклатура № 131)», посилаючись на новий індекс цієї книги (журналу) за новою номенклатурою. Таким чином, обидві номенклатури (стара і нова) містять посилання одна на одну у графі «Примітка».Реєстр для реєстрації нотаріальних дій, заведений з початку 2009 року, є перехідним і зараховується до кількості справ старої номенклатури незалежно від того, коли він буде закінчений.До старої номенклатури нотаріуси повинні скласти описи справ постійного та тривалого зберігання, а також паспорт архіву. Таким чином у 2009 році має бути 2 комплекти описів справ та 2 паспорти архіву.Формування справ за новою номенклатуроюУ книгах та журналах, що не продовжуються, а заведені вдруге у 2009 році ( перший раз за старою номенклатурою, другий раз – за новою), нумерацію починаємо з першого номеру. Наприклад: журнал реєстрації вхідної кореспонденції вели з 01 січня 2009 року і закрили за старою номенклатурою. За новою номенклатурою завели новий такий самий журнал і нумерацію в ньому знову починаємо з першого номеру.Закриття нової номенклатури на початку 2010 року.При підрахунку справ, заведених у 2009 році, враховуємо тільки справи, заведені за новою номенклатурою. Книги і журнали, що були перехідними з старої номенклатури, увійшли до підсумкового запису старої номенклатури.Перший реєстр для реєстрації нотаріальних дій за 2009 рік увійшов до кількості справ за старою номенклатурою , а всі інші реєстри за 2009 рік заносимо до підсумкового запису нової номенклатури. Наприклад: у 2009 році нотаріусом використано 3 реєстри для реєстрації нотаріальних дій. 1-й реєстр проводимо по старій номенклатурі, а наступні 2 – по новій номенклатурі. Ще один приклад: у 2009 році нотаріусом використано всього 1 реєєстр. Цей реєстр заноситься у стару номенклатуру, а у новій пишемо нуль (прочерк).Щодо книг і журналів, що заведені згідно з типовою номенклатурою, але на кінець 2009 року не містять ні одного запису, у графі «кількість справ» ставимо нуль (прочерк). Наприклад: нотаріусом не було посвідчено ні одного договору довічного утримання і алфавітна книга договорів довічного утримання на кінець року є пустою. В номенклатурі ставимо прочерк, а алфавітну книгу залишаємо на наступний рік. Якщо за весь період діяльності приватного нотаріуса книга ні разу не використовувалась, (вона не містить ні єдиного запису), до нотаріального архіву така книга не здається.

Отже, мені потрібно з номенклатури викинути тільки справи, які відносяться до ДНК (у нас приватний нотаріус) а всі останні залишаю, навіть якщо вони не будуть заведені протягом року?

Конечно, те справи, которые относятся к ДНК мы в нашу номенклатуру не вносим и удаляем из названий справ ту часть, которая так же относится только к ДНК, оставляя часть текста для приватних нотариусов. При этом нумерацию в номенклатуре менять нельзя. Тоесть, справи № 01-01, 01-02, 01-03, 01-04 - нам нужны, а № 01-05, 01-06, 01-07 - удаляем. Но нумерация остается (01-03 и дальше без пробела 01-07.

Также не нужны № 01-19, 01-20, а кстати саправу № 02-45 они вообще пропустили изначально, но так оно и будет: 02-44 и сразу 02-46.

AsaN, маленький вопросик [QUOTE]Таким чином у 2009 році має бути 2 комплекти описів справ та 2 паспорти архіву[/QUOTE] это как понимать?... я не знаю как в других регионах, у нас архив стоит на своем (не знаю смогут ли они противостоять людям из МЮУ - но очень бы хотелось): работаем по старой, а вот с 2009 года - на те пожалуйста, т.к. кроме новой инструкции по делопроизводству (хотя в ней же и предусмотрен срок введения номенклатуры - с 1 января, а никак ни с 11 ), есть же еще норматив по ведению самого архива:-)

Подскажите, куда по новой номенклатуре складывать квартальные отчеты в разные Фонды по наемным работникам: в 01-07 или в 01-08?

[B]Нулевой Аркан[/B]Не могу с Вами не согласиться. Но всех поставили в такую позу, что сопротивление наказуемо.

Можна ще запитати по описам? Ми коли вносимо перехідну справу то графи 4,5 не заповнюються, але в описах справ постійного, і тривалого терм.зберіг. різні графи, я ж не можу в поисах справ тривалого терм.зберіг. зазначити 6 графу а 5,4 - ні

я б віднесла до 01-08

olv, дякую.По описам постійного терміну зберігання не заповнюються графи 1, 4, 5. По описам тривалого - графи 1, 4, 5, 6.

А згідно правил п. 9.3 не заповнюються графи 4,5 чи самій потрібно додуматися? :-)

Форум

Інформаційний ресурс

Нотаріальне діловодство

Хто зараз онлайн