Формирование сделок в дела (тома), составление описи, прошивка

[*Женская Логика*]

"по доверенности: берём доверенность, проверям (я записываю код проверки и время на листочке) пишем на ней отметку о передоверии, ксерокопируем ( с обеих сторон) ставим на неё штампик ""згідно запиту до ДП ІЦ МЮ України довіреність не скасована (дата) № запиту , час запиту.Чесно во время проверки, проверяющим было всё равно где он стоит этот штампик...главное он есть и есть подтверждение об отметке по передоверию..и код!"

[andy]

"С квитанций ПФ снимаю копии, заверяю ""З оригіналом згідно"", шью вместе с договором, как правило последним листочком."

[Бриз]

Доп соглашение к договору подкладывается к основному договору в оригинале , а не копия, предусмотрено ст. 48 нашей инструкции. Квитанции пенс. фонда прикладывать к договору нельзя, т.к. нотариус не является ни плательщиком, ни органом, взыскивающим пенс. взносы. Можно сделать отметку на договоре о том, что клиент заплатил 1 % или копию квитанции, но оригинал остается у плательщика, т.е. у покупателя. Наш обл.архив не принимает тома, прошитые карт.папкой ДЕЛО, только толстый картон, как положено по делопроизводству. Заказываю спец. картон в типографии.Вложенные дополнительные документы нумеруются буквами, например вы подкладываете после стр 23 - документ, унего будет номер 23а. Об этом изменении на последнем листе тома, делается соответствующая надпись. Но это только в том случае, если у вас уже наряд сформирован, а если он еще в работе, подкладывайте дополн документы и нумеруйте их по-порядку. А вообще есть инструкция по ведению архива.

[andy]

Anna, проверяющие сначала переглянулись, но потом сказали, что всё правильно, для ПФ будет документ, подтверждающий оплату, в случае, например, если деньги до них не дошли

[andy]

Насчёт прошивки картонных папок толщ. картона 2-3 мм - прошиваю нижнюю часть обложки как всегда, а на верхней части обложки дырки не делаю (так дело не откроется), а вывожу шнур в боковую часть (в сторону), тогда верхняя обложка нормально открывается.

[andy]

Доверенности сроком до семи лет не шьются (7+3 года хранения=10 лет), если более - нужно дело прошивать (например 8 лет + 3 года хранения = 11 лет, значит нужно шить). Завел на доверенности дела относительно сроков действия доверенностей - до 7 лет (не шьются), чинні до припинення дії (шьются). Видел в нотархиве номенклатуры нотариусов, где на доверенности заведены чуть-ли не по пять дел (3-5, 5-10, 10-15, 15-20, и т.д.). Но это по-моему перебор. Инструкцией по архиву предусмотрено составление описей дел Постійного и Тривалого (более 10 лет) хранения. У нас облнотархив высказал мнение, что описи нужно делать и на дела Тимчасового хранения (до 10 лет), т.к. при передаче нотариусом дел в нотархив (прекращение деятельности, смена округа и т.п.) не будет документа, по которому такие дела передавать, и сказали, что это недоработка Инструкции.

[VB]

"В мене багато договорів застави, найчастіше посвідчуються договори про внесення змін до них. В номенклатуру додала наряд ""Договори про внесення змін до договорів застави"" , що не заборонено, термін зберіганні- 75 років, як у самих договорів застави. Відповідно до Інструкції про порядок вчинення... ставлю відмітку про посвідчення договору про внеснння змін на всіх примірниках основного договору, в реєстрі. Немає необхідності додавати літерні номери в справах, перешивати.Квитанції ПФ додаю до договорів, у нас забезчпечено належне зберігання, громадяни викинуть їх на другий день. При ноявності копії завзятому перевіряючому довго можна буде розказувати чи був оригінал. Шановні колеги, навіщо такі складнощі з довіреностями? Через декілька років і довіреностей не буде кому посвідчувати, якщо строки діє більше 3 -х років писати. Особливо при продажу автомобілів. "

[Notas]

Шановна, Nota, порядок формування ахіву визначений в Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву, що затверджена наказом МЮ 09 липня 2002 року за № 63/5. Я до речі свій архів формувала відповідно до цієї інтрукції, жодних зауважень з боку перевіряючих не було. щодо квітанції ПФ, я повністю згодна з VB, я теж оригінали підшиваю до своїх договорів.