МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ у м. КИЄВІ
01001, Україна, м. Київ-1, пров. Музейний, 2-Д
тел.: 270-58-40
20.12.2011 р.
№1384/3/12-11
Завідувачам київських державних нотаріальних контор
Приватним нотаріусам Київського
міського нотаріального округу
Інформаційний лист
Відповідно до Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.
Типова номенклатура справ погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і ЕК управління юстиції один раз на п'ять років.
Незалежно від наявності Типової номенклатури справ, кожна державна нотаріальна контора і приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ. Форма індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової номенклатури.
Індивідуальна номенклатура справ формується у двох примірниках, з яких, перший примірник номенклатури залишається у відповідній справі (наряді) контори, приватного нотаріуса, а другий примірник номенклатури, затвердженої завідувачем державної нотаріальної контори, приватним нотаріусом передається до державного нотаріального архіву.
Номенклатура справ щороку, не пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.
У кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.
Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
Слід мати на увазі, що при формуванні індивідуальної номенклатури справ на 2012 рік, завідувач державної нотаріальної контори, приватний нотаріус дублює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів, з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання, згідно затвердженої типової номенклатури справ за 2011 рік (передруковує дану номенклатуру справ), в тому числі, з зазначенням прізвища завідувача держаного нотаріального архіву, дати погодження та номеру протоколу експертної комісії Головного управління юстиції за 2011 рік, і затверджує номенклатуру справ на 2012 рік.
До відома приватних нотаріусів Київського міського нотаріального округу:
- до 31 грудня 2011 року необхідно самостійно затвердити індивідуальну номенклатуру справ на 2012 рік, відповідно до Типової номенклатури;
- з 10 по 31 січня 2012 року необхідно подати до Київського державного нотаріального архіву примірник індивідуальної номенклатури справ за 2011 рік з закритим підсумковим записом та примірник затвердженої індивідуальної номенклатури справ на 2012 рік.
Одночасно повідомляємо, що приватним нотаріусам Київського міського нотаріального округу та державним нотаріальним конторам м. Києва протягом 2012 року необхідно погодити описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) за 2009 рік, при цьому надати примірник номенклатури справ за 2009 рік, закритий підсумковим записом.
Додаток на 1-ому аркуші.
Начальник управління нотаріату В.М.Мироник
Домашенко В.В., 2349609
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
К и ї в с ь к и й м і с ь к и й н о т а р і а л ь н и й о к р у г
“ЗАТВЕРДЖУЮ”
ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС
ПІБ
«____» _________ 2012 року
М.П.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № ____
на 2012 рік
Індекс
справи Заголовок справи (наряду) Кількість
справ
(томів,
частин) Строки зберігання і статті за переліком Примітка
1 2 3 4 5
В номенклатуру повністю дублюють типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних
нотаріальних контор і приватних нотаріусів, з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання, відповідно до затвердженої номенклатури справ за 2011 рік
Приватний нотаріус
Дата ______________
(підпис) _____________________
(розшифровка підпису)
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК Головного управління юстиції
___________ № _____ ПОГОДЖЕНО
Завідувач
Київського державного
нотаріального архіву
___________ А.М.Шкабрій-Літун
Дата ______________________ 2011 року
http://www.notariat-kiev.com/news/?ELEMENT_ID=2135
Додано: 06 липня 2011, 15:11
