Форум "Юридичний Радник"

Узагальнення

практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав (за період з 01 січня по 31 серпня 2012 року)

Метою даного узагальнення є аналіз застосування нотаріусами законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав.

Відповідно до покладених обов’язків. Міністерство юстиції України, серед іншого, здійснює державне регулювання нотаріальної діяльності, підготовку нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, надає консульським установам і дипломатичним представництвам допомогу з питань вчинення нотаріальних дій, проставляє апостиль на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на призначених для використання на території іноземних держав документах, що оформляються нотаріусами.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113.

Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10 січня 2002 року „Про приєднання України до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів”, набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22.12.2003.

Постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів”, встановлено, що Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для використання їх за кордоном.

Документи, подані для проставлення апостиля чи підготовки до подальшої консульської легалізації, розглядаються відповідними компетентними органами.

Компетентні органи з'ясовують чи підлягають подані документи проставленню апостиля, подальшій консульській легалізації.

За результатами проведеного аналізу документів, що були подані для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації, встановлено наступне.

Відповідно до статті 10 Конституції України державною мовою в Україні є українська мова.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української PCP«Про мови в Українській PCP» (стаття 15 Закону України «Про нотаріат» (далі - Закон).

Статтею 48 Закону передбачено, що при посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи.

Пунктом 1 та 3 глави 10 розділу 1 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі - Порядок) передбачено, що при посвідченні правочинів, засвідченні вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів тощо на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи. Вчинення посвідчувальних написів та видача свідоцтв здійснюється нотаріусом за формами відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі - Правила).

Деякі нотаріуси при вчиненні нотаріальних дій викладають текст нотаріального документа чи посвідчувальний напис, яким закінчується документ або дублюють посвідчувальний напис іноземною мовою без будь- якого додаткового засвідчення, що не узгоджується з вищевказаними нормативно-правовими актами.

Проведений аналіз документів, призначених для використання на території інших держав, при засвідченні справжності підпису на документах (заявах, афідевітах тощо) нотаріуси не дотримуються установлених Правилами форм, зокрема форм №№ 61, 64 посвідчувальних написів.

Відповідно до пункту 6.15 Правил якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (селиша, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування. Наприклад: "місто До" і далі на звороті документа - "нецьк".

Частиною третьою статті 47 Закону та пунктом 1 глави 8 розділу І Порядку передбачено, що для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

Деякі нотаріуси не дотримуються вимог чинного законодавства при засвідчені копії вірності документів.

Відповідно до статті 34 Закону тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Зразок, опис, порядок витрачання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів установлюються Кабінетом Міністрів України.

Як свідчить аналіз документів, що були подані до Мін’юсту для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації, окремі нотаріуси вчиняють нотаріальні дії з порушенням вимог пункту 2.3 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 04.11.2009 № 2053/5, яким встановлено, що унесення до Єдиного реєстру відомостей про отримання/витрачання бланків здійснюється Реєстраторами в день отримання/витрачання бланка та у суворій послідовності відповідно до порядкових номерів.

- Не дотримано деякими нотаріусами вимоги пункту 2.6. Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 04.11.2009 № 2053/5 щодо кодів витрачання бланків.

- Статтею 313 Цивільного кодексу України передбачено, що фізична особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Фізична особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супроводі осіб, які уповноважені ними.

- Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113.

- Згідно Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.1995 № 57 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25.08.2010 № 724) виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за згодою обох батьків (усиновлювачів) (далі - батьки) та в їх супроводі або в супроводі осіб, уповноважених ними, які на момент виїзду з України досягли 18-річного віку.

- Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з батьків або інших осіб, уповноважених одним з батьків за нотаріально посвідченою згодою, здійснюється за нотаріально посвідченою згодою другого з батьків із зазначенням у ній держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі, якщо другий з батьків відсутній у пункті пропуску.

- Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі осіб,які уповноважені обома батьками, здійснюється за нотаріально посвідченоюзгодою обох батьків із зазначенням держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі.

- Відповідно до статті 78 Закону нотаріуси, засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові, і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

- При засвідченні справжності підписів на заявах про виїзд за кордон дітей, які не досягли 16-річного віку деякими нотаріусами не враховуються вказані вимоги чинного законодавства.

- Статтею 78 Закону та підпунктами 6.1 та 6.2 пункту 6 глави 7 розділу II Порядку передбачено, що нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить закону і які не мають характеру правочинів та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини. Нотаріус, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблений певною особою.

На документах для дії за кордоном (заяви про сімейний стан, про тимчасовий виїзд дітей за кордон, довіреності тощо) після посвідчувального напису деякі нотаріуси вчиняють службові відмітки, що не узгоджується із вказаними вимогами Закону та Порядку.

Згідно статті 52 Закону про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис на документі або підпише документ, що ним видається. Кожна нотаріальна дія реєструється під окремим порядковим номером. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі.

При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується (пункт 7.19 Правил). Окремі нотаріуси не дотримуються вказаних вимог Правил.

Частиною другою пункту 7.20. Правил та пунктом 1 глави 11 розділу І Порядку передбачено, що при засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер.

- Деякі нотаріуси не дотримуються зазначених вимог Правил та Порядку.

При одночасному вчиненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідчення вірності письмового перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються двінотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер (частина 3 пункту 7.20 Правил).

- Не дотримуються зазначених вимог Правил деякі нотаріуси.

Офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Церква і релігійні організації в Україні відокремлені від держави, а школа

- від церкви. Жодна релігія не може бути визнана державою як обов'язкова (стаття 35 Конституції України).

Нотаріуси засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом (стаття 75 Закону України «Про нотаріат»).

Нотаріуси засвідчують вірність копій документів, які видані церковними установами, що не узгоджується із зазначеними вище вимогами для засвідчення вірності копій документів.

Згідно статті 151 Сімейного кодексу України батьки мають переважне право перед іншими особами на особисте виховання дитини. Батьки мають право залучати до виховання дитини інших осіб, передавати її на виховання фізичним та юридичним особам.

Однак, відповідно до статті 155 зазначеного Кодексу здійснення батьками своїх прав та виконання обов'язків мають грунтуватися на повазі до прав дитини та її людської гідності. Батьківські права не можуть здійснюватися всупереч інтересам дитини. Відмова батьків від дитини є неправозгідною,суперечить моральним засадам суспільства. Ухилення батьків від виконання батьківських обов'язків є підставою для покладення на них відповідальності, встановленої законом.

Статтею 164 цього Кодексу передбачені підстави позбавлення батьківських прав.

- Нотаріуси засвідчують справжність підпису на заявах не враховуючи вимоги вказаних статей Кодексу.

Пунктом 6.21 Правил та пункту 3 глави 8 розділу І Порядку встановлено, що документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, які повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності. При засвідченні вірності копій документів, нотаріуси порушують вказані вимоги чинного законодавства.

Підпунктами 3.1 — 3.3 пункту 3 глави 8 розділу II Порядку передбачено, що якщо при вчиненні нотаріальної дії (посвідчення правочину, засвідчення вірності копії тощо) одночасно вчинюється й переклад на іншу мову, то переклад вміщується поруч з текстом документа на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався з лівого боку, а переклад - з правого. Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписами. Під текстами оригіналу та перекладу вміщується підпис перекладача у разі здійснення перекладу перекладачем.

Нотаріуси при вчиненні таких нотаріальних дій не враховують вимоги вказаних підпунктів Порядку.

- Оформлення документа включає його підписання. Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою. Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий реєстровий номер (пункт 6.7 Правил). Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчу вальних написах (пункт 1 глави 11 розділу І Порядку). При вчиненні нотаріальних дій нотаріусами порушуються зазначені вимоги Правил та Порядку.

Для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації до Міністерства юстиції України подаються, зокрема, афідевіти.

Афідевіт - письмова урочиста заява. Документи (листи, фотокартки, квитанції тощо), що додаються до афідевіту, на підтвердження викладених у ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.

При засвідченні справжності підпису на афідевіті з додатками нотаріуси не додержуються форми № 68 Додатку 25 до Правил та не зазначають у посвідчувальному написі додатки, які додані до афідевіту.

Також слід зазначити, що при засвідченні справжності підпису на афідевіті деякі нотаріуси не дотримуються вимог, передбачених частиною З статті 78 Закону та підпункту 6.2 пункту 6 глави 7 розділу II Порядку.

Аналіз практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 01 січня по 31 серпня 2012 року, свідчить про те, що головними управліннями юстиції проводиться недостатня робота щодо підвищення кваліфікаційного рівня нотаріусів, не в повній мірі виконуються вимоги статей 2, 33 Закону України «Про нотаріат».