Прием-передача госнотконторы

[начинающий нотарь]

Уважаемые нотариусы! Я недавно получил свидетельство и сейчас пришла пора принимать госконтору, хочу Вас попросить подсказать мне, на что необходимо обратить особое внимание и подсказать, если можно, чем кроме Правил ведения нот. деловодства этот порядок урегулирован? Вообще-то конечно страшновато, тем более архив с 1965 года, просто не хочется принять то, чего нет, а потом за это нести ответственность. Заранее спасибо.

[Спичка]

обязательно проверьте весь архив.... что бы были все описи и утвержденные нотариальным архивом.

[начинающий нотарь]

Мне говорили, что есть то ли какие-то разъяснеия, то ли рекомендации Минюста по этому поводу, в интернете пока не могу найти их

[Спичка]

рекомендации рекомендациями..... а архив самое важное.... если чего-либо не будет, а акт приема передачи подписан, то с Вас не то что три шкуры все сто шкур сдерут.... тем более что архив такой [qoute]старый[qoute].... проверяйте наличие всех печатей, штампов... книг рекомендованой литературы, возмите в управе бумагу о том какая мебель есть на балансе конторы, компьтеры, вплоть до того за чьи деньги был сделан ремонт в конторе и кто повесил шторы(жалюзи).....

[начинающий нотарь]

Так в акте, я так понимаю, будет лишь то, что есть фактически в наличии, то есть по описи, значит мне нужно принять лишь то, что я увижу своими глазами, правильно? Еще вопросик, все ли должно быть подшито? (например, доверенности), и как принимать, если документы не подшиты в наряды, скажем, за последние 10 лет? и как принимать несписанные документы, то есть, срок хранения которых истек?

[СКІФ]

Вимагайте включення в комісію представника державного нотархіву. УЮ - само собою

[Спичка]

непрошитые наряды не принимайте..... описи утвердженные обязательно.... посмотрите додаток №1,2,3 к Правилам ведения нотариального деловодства...додаток №24, 28 для тех документов, срок которых уже истек

[начинающий нотарь]

Может еще кто что подскажет?

[ПЕЧЕНЕГ]

Документы, которые можно сдать в нотархив пусть сдат, а остальное принять с ПРИСТРАСТИЕМ. Желаю удачи!

[начинающий нотарь]

Спасибо!

[notaOV]

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерства юстиції України 31.12.2008 № 2368/5 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016 ПРАВИЛАведення нотаріального діловодства 4. Порядок приймання – передавання документів нотаріального діловодства у разі зміни завідувача контори чи особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса 4.1. При звільненні або переході на іншу роботу державного нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення нотаріального діловодства в конторі, справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка приймає документи. 4.1.1. Для приймання-передавання документів нотаріального діловодства контори наказом завідувача контори призначається комісія у складі 3-х осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання (додаток 1). 4.1.2. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства підписується членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи діловодства, і затверджується завідувачем контори. 4.1.3. При звільненні або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів нотаріального діловодства наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3-х осіб, у тому числі представник державного нотаріального архіву. 4.2. Під час приймання-передавання документів нотаріального діловодства перевіряються: наявність і стан справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів) наявність печаток і штампів, якими користуються державні нотаріуси дотримання порядку зберігання, витрачання та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів та бланків документів інформаційної системи наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю стан і умови зберігання документів. 4.3. Перевіряється кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів загального та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів діловодства. 4.4. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства, та затверджується начальником управління юстиції (додаток 2). 4.5. У разі виявлення нестачі документів нотаріального діловодства комісія складає акт (додаток 3) і негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори. 4.6. Якщо контора ліквідовується, усі архівні справи передаються в упорядкованому стані до державного нотаріального архіву на підставі наказу управління юстиції. Передавання документів контори, що ліквідовується, входить в обов’язки комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна. 4.7. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності. 4.7.1. Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності. 4.7.2. У разі втрати приватним нотаріусом документів нотаріального діловодства він негайно доповідає про це начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів. 4.7.3. При звільненні особи, відповідальної за ведення діловодства, приватний нотаріус зобов’язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається відповідна довідка (додаток 4). 4.7.4. У разі заміщення приватного нотаріуса користування його документами та архівом здійснюється в порядку та в межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом. 4.7.5. Документи нотаріального діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, для користування на підставі акта приймання-передавання нотаріусу, який заміщує його, що підписується ними (додаток 5).

[MG]

начинающий нотарь, а які ж документи в архіві датовані 1965 роком ?

[начинающий нотарь]

MG спасибо, уже принял, работаю