копії документів, що залишаються в справах нотаріуса

[Риф]

Проверяющие в нашей области требуют, чтобы копии документов (например свидетельств о рождении, браке, кодов, паспортов)которые остаются в делах нотариуса,снимались на отдельные листы бумаги.Допускается, с их слов, снятие двух разных документов на один лист, если на одной стороне, то есть, если лист разорвать, то получится, что копия каждого из документов снята на отдельную половинку листа.Снимать же копии так, чтобы, например на одной стороне листа будет свидетельство о рождении, а с другой свидетельство о браке- категорически не допускается. Обоснование этого требования простое- /[qoute]каждый документ должен быть на отдельном листе/[qoute].Это, конечно, логично, если речь идет о настоящем дрокументе,а если речь идет о копиях паспортов, например, то является ли снимаемая нами копия вообще документом, на одном листе с которым нельзя снять копию кода? Это в значительной степени увеличивает толщину наших дел в архивах. У кого какая практика? Как- то читал на форуме, но без конкретной ссылки, что якобы было письменное разъяснение киевского укравления о том, что снятие нескольких копий на одном листе допускается.Если это так, помогите найти это разъяснение.Заведомо благодарен.

[Калина]

Все копии документов делаю на отдельных листах (или половинках). Исключение для паспорта и кода, которые леплю на одном листе (если помещаются).

[katya]

Калина, а Вы снимаете только первую страничку паспорта?

[Риф]

0

[Veдьмо4ка]

[QUOTE]Обоснование этого требования простое- [qoute]каждый документ должен быть на отдельном листе[qoute].[/QUOTE] мы тоже раньше экономили место в нарядах: несколько кодов с двух сторон и т.д..... обоснование еще проще (Ваши проверяющие просто не смогли толково объяснить:: если внимательно почитать все эти архивные правила, правила по делопроизводству, то их из смысла, формулировок, окончаний слови т.п. - это и выплывает, что нумеруются листы документов, копий документов, хранящихся в деле, а просто листы в деле...

[Берн]

роблю копії декількох документів на 1-му аркуші (якщо влазять звісно) Ось такі методичні рекомендації є на сайті Методради з питань нотаріату при ГУЮ у Київській областіВедення діловодстваПрактичні рекомендації щодо виконання вимог п.п.27та 28 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України 1.Допускається виготовлення фотокопій двох документів на одному аркуші. Наприклад: якщо виготовлена фотокопія свідоцтва про народження, то на звороті можна виготовити фотокопію свідоцтва про одруження. На кожній з таких фотокопій нотаріус робить напис „З оригіналом згідно”, ставить дату, підпис та печатку. 2.Допускається використання штампу з текстом „З оригіналом згідно”, датера. Забороняється використання факсимільного підпису.3.Якщо документ, з якого виготовляється фотокопія, двосторонній, (наприклад, довідка з ЄДРПОУ, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, договір купівлі-продажу тощо) зазначений напис, дату, підпис та печатку слід ставити в кінці документа. 4.Якщо сам документ односторонній, але на його звороті є відмітки (наприклад, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи з відміткою про видачу дозволу на виготовлення печатки, довіреність на право розпорядження транспортним засобом з відміткою на звороті про передоручення повноважень тощо),такий документ слід вважати двостороннім і відповідний напис необхідно робити під кінцевим текстом (відміткою). 5.У випадку, коли у справах нотаріуса необхідно залишити фотокопію документа, виготовленого на більш ніж двох сторінках (наприклад, статут юридичної особи), напис „З оригіналом згідно”, дату, підпис та печатку слід проставляти на кожній сторінці, або виготовлену копію такого документа прошити, пронумерувати аркуші, зробити відповідний напис, скріпити його підписом та печаткою, і в кінці зробити напис „З оригіналом згідно”, проставити дату, підпис та печатку. Якщо у справах нотаріуса залишається фотокопія-витяг з документа, викладеного на декількох сторінках (наприклад, якщо із статуту юридичної особи достатньо залишити копії сторінок, де йдеться про компетенцію органів управління), напис „З оригіналом згідно”, дату, підпис та печатку слід ставити на кожній сторінці. У цьому випадку, крім фотокопій необхідних сторінок, слід обов’язково виготовляти фотокопії титульної сторінки, сторінки, на якій викладені дані про засновників- учасників, сторінок з їх підписами та посвідчувальним написом нотаріуса. 6.Якщо на правовстановлювальному документі, який підлягає поверненню сторонам правочину, нотаріус зробив напис про зміст посвідченого договору, то у справах нотаріуса слід залишати фотокопію документа з таким написом. 7.Якщо нотаріально посвідчений договір передбачає наявність невід’ємних додатків (наприклад, кадастровий план земельної ділянки до договору купівлі-продажу/дарування/оренди), додаток повинен бути підшитий до кожного з примірників договору, у тому числі і того, який залишається у справах нотаріуса. Аркуші повинні бути пронумеровані, напис про їх кількість повинен бути скріплений підписом та печаткою нотаріуса. взято звідси - http://metodrada.com.ua/page9/news41/

[Риф]

Премного благодарен, для себя сделал вывод, что хотя бы к доверенностям буду делать копии паспортов и кодов на одном листе, а в договоры все буду делать отдельно, если это уж предусмотрено архивными правилами.

[N]

Какое здравомыслящее ГУЮ! Все бы проверяющие их рекомендации читали, а то до маразма доходит - всё на отдельных листах, а архив - не резиновый.Ведь при передаче дел на государственное архивное хранение все эти копии рано или поздно повыкидывают.А относительно[QUOTE] Ваши проверяющие просто не смогли толково объяснить:: если внимательно почитать все эти архивные правила, правила по делопроизводству, то их из смысла, формулировок, окончаний слови т.п. - это и выплывает, что нумеруются листы документов, копий документов, хранящихся в деле, а просто листы в деле... [/QUOTE]правила - на то они и правила - не должен нотариус из смысла, формулировок, окончаний слов угадывать, если напишут чётко - на отдельных и на одном листе копии 2 док-в не допускается - то тогда нарушение пункта такого-то, а так - домыслы.

[Олена]

якщо в мене кілька документів, наприклад: св. про народження, про шлюб та 2 довідки про ІНН - ліплю все на одному листку з ціллю єкономії місця в архіві. Позавчора була перевірка- жодних зауважень з цього приводу.

[Берн]

роблю так само як Олена в № 9

[aleksey 0401]

Делаю каждый документ на одном отдельном листе, исключение - паспорт - с двух сторон листа.Мне очень удобно, копия кадждого документа - отдельно!У кого большой оборот нот действий - да - архив будет не малый, а с моим оборотом - 800 реестровых в год - меня не напрягает и на разных листах, зато удобно!

[N]

Я тоже так раньше думала, когда только частным стала, а сейчас уже думаю куда второй шкаф для архива тулить - офис небольшой, а аренда за кв.м. считается.

[Юлька-шпулька]

aleksey 0401, а чем это удобно? научите,как получить из этого бреда удовольствие?