Формирование наследственных дел

[aleksey 0401]

[QUOTE]На № 25- А що по с-с не можна донумеровувати літерами?[/QUOTE]Нигде не написано как правильно, я просто изложил своё мнение и я так делаю.Через месяц проверка, узнаю правильно или нет!

[FINA.]

Я зрозуміла що про 250 аркушів - це взагалі недо спадщини, мені перевіряючі з відділу нотаріату сказали - є спеціальна норма для спадщини

[aleksey 0401]

[QUOTE]Якщо чесно. яне знайшла взагалі де написано що і договорах можна донумеровувати літерами......[/QUOTE]Посмотрите 8.11.7 Правил

[aleksey 0401]

FINA 04.08.2010, 16:56 №32 Меня бесят такие проверяющие, если они знают [qoute]спеціальну норму по спадщинє[qoute] - пусть нам неграмотным поведают, будем все делать по специальний норми.

[FINA.]

Я мабуть все таки буду робити і описи як у правилах ведення діловодства, нехай там більшість граф будуть пусті, мені ж все вказали раз . що не за формою...А курси були в основном по діловодству? Мені теж в травні звонили, попросила пернести на пізніше, тепер в жовтні їду.

[FINA.]

О, Ви знаєте, у них у кожного навіть своя думка, мнение. Ви з Дніпр обл?

[aleksey 0401]

FINA 04.08.2010, 16:59 №35 Крсы по многим темам - на 5 дней, в конце зачёт - два вопроса и задача по наследству! Вопросы для меня не сложные, делопроизводство и прочее с чем сталкиваешься в работе, задачи запутанные и непростые.Опытные грамотные нотариусы может и ничего для себя не почерпнут сверхестественного, а как для меня начинающего молодого нотариуса с двухлетним стажем - было интересно, пообщался с колегами, многое узнал для себя, что делал правильно, где надо исправиться!Нет, я с Луганской!

[FINA.]

8.11.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (4а, 9б тощо). 8.11.7. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення долучення (вилучення) повторно прошивається після документа. Долучений документ нумерується тим самим порядковим номером, що і остання сторінка документа. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Відомості про дату долучення (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі [qoute]Примітки[qoute].{ Підпункт 8.11.7 пункту 8.11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 } Дякую , aleksey! Мені сказали що основа основ Правила передачі справ до архіву і архівних підрозділів, там я такого не побачила.

[FINA.]

Про бокси. якщо рекомендують - значит скоро ждати змін ібокси будуть. Загси давно скдадають все в бокси. Хто які бокси і де заказує?

[aleksey 0401]

[QUOTE]8.11.7. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення долучення (вилучення) повторно прошивається після документа.[/QUOTE]Я вот уже вот сколько читаю и понять не могу сути этого предложения - і після здійснення долучення (вилучення) повторно прошивається після документа. Это что значит, что после основного докумета я вставляю долученные и прошиваю или как....

[FINA.]

І все таки не вкладається в голові, як можна зшити , наприклад 200 с-с і показати в рісному опису 50 справ .... а вбоксі буде ще йбільше 250 аркушів......

[FINA.]

Я теж тут не зрозуміла, мабуть опечатка. Виходить розшить , в моєму випадку з договорами . і зшити все тільки після 80-ї сторінки. А до 80-ї стор. бросити розшите.Може хотіли сказати - розшити до того міста. де потрібно долучати...

[aleksey 0401]

[QUOTE]Може хотіли сказати - розшити до того міста. де потрібно долучати...[/QUOTE]Вряд ли, поскольку справа сшиваеться полностью и если расшить до 80 листа то она разошьёться полностью! Тут или некоректная постановка предложения или я чего то не доганяю....)))Самое интересное, что этот пункт меняли и оставили постановку предложения такую же, потому я склоняюсь к мысли, что это я чего то не понмаю ...

[FINA.]

8.10. Справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи. ЧОМУ ТУТ НЕ ДОПИСАНО- КРІМ СПАДКОВИХ СПРАВ. Наприклад про порядок послідовності справ вказано - 8.7. Нотаріальні документи (за винятком документів, пов'язаних з оформленням спадкових прав) підшиваються у справи в такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса, за ним - документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений. Спеціальна норма - 8.6.1. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.Чомусь спеціальна норма викладається раніше (п. 8.6.1) чим загальна.8.12. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.{ Пункт 8.12 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 } 8.12.1. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за реєстром та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок). 8.12.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами та літерами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, архіву чи приватним нотаріусом. 8.12.3. Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому). 8.12.4. Зміни в складі документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та ін.) відображаються в графі [qoute]Примітки[qoute] з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчого органу тощо).

[FINA.]

Я теж не зрозуміла була цей вираз, я думаю всі інші теж саме скажуть - опечатка.про внутрішній опис - поьрібно вказувати повну назву документа, не тільки прізвище з ініціалами, а повністю ім*я та по-батькові, дату кожного документу. А якжо доносили документи, наприклад у мене люблять доносити по одній копії кожну неділю........... то .......за день може описів 5 і зроблю.

[Паперовий рай]

aleksey 0401 [B]Пункт 8.11.7. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення долучення (вилучення) повторно прошивається після документа [/B] очевидно был преписан из [I]Наказу Міністерства юстиції України від 9 липня 2002 року N 63/5 [qoute]Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву[qoute][/I]. Там есть аналогичный пункт: [I]2.3.7. У разі приєднання (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення приєднання (вилучення) повторно прошивається. Приєднаний документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Наприклад: стор. 112 [qoute]а[qoute]. Відомості про дату приєднання (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі справи в графі [qoute]Примітки[qoute]. [/I] Может это Вам поможет?Тем более, кажется, этот приказ никто не отменял. Что касается боксов, то я считаю, что наследственные дела в тонких папках хранить неудобно. На полках стоят плохо, падают, поэтому их нужно поместить во что-то более жесткое, т.е., например в бокс, а можно и в ящик. И зачем составлять опись бокса или короба? Тогда нужно и шкаф описывать, а если в комнате несколько шкафов, то и комнату. Просто в боксе удобно хранить. Вот и все. А боксы смотрите в №16 (это для FINA №39)

[aleksey 0401]

"Паперовий рай 04.08.2010, 22:09 №46Вы понимаете, я проверящим с управы не объясню, что так удобно , а так не удобно, нас проверяют именно на правильность ведения нотариального делопроизводства и любое действие и формирование дела, должно быть обосновоно, соотвествовать правилам и формам, если я буду делать так как удобно, а не как в правилах написано, то после проверки можно и свидетельства лишиться.Кстати пользуясь случаем хочу сказать, что проверьте детально формы ваших книг, некоторые из них пришлось переделывать из- за небольших неесоответсвий форм и неправильности названий книг на титулках (несоответвие номенклатуре) - их немного, но всё же. Вы не подумайте, мне очень нравиться качество книг и я постоянно их заказываю, но я думаю, что умеренная критика Вам поможет печатать книги максимально правильно.Об упомянутом Вами приказе [qoute]Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву[qoute] - я помню, он не отменён, и утверждённые им формы не соответсвуют Правилам ведения нотариального делопроизводства, потому я отношусь к нему ОЧЕНЬ критически, и считаю Правила (как нпа принятий позже) - Первичней."

[Паперовий рай]

aleksey 0401 умеренная критика Вам поможет печатать книги максимально правильно.Напишите мне в личку Ваши замечания. Буду очень признателен. А если это касается книг 02-40, 02-41, то это тоже очень спорный вопрос. Я же не предлагаю хранить НД прямо в боксах. Их (НД) нужно сшить в папку, как требует номенклатура, а уж положить сформированное дело можно прямо в шкаф, а можно в бокс несколько дел, а уж потом в шкаф. И этого Правила не запрещают.

[aleksey 0401]

Паперовий рай 04.08.2010, 23:25 №48 Напишите личку, я Вам напишу со ссылкой откуда взяты првильные графы из каких додатков каких приказов.

[Паперовий рай]

aleksey 0401 Спасибо papedem@yandex.ru

[FINA.]

Паперовий рай . моя адреса -nota3906@i.ua, можна прайс , що у вас є для нотаріусів. скільки коштує доставка?

[FINA.]

Пробачте за антирекламу, Паперовий рай, але як можна різної товщини справи від 50 до 250 аркушів вміщувати у стандартну обложку, як їх зшивати ? Я роблю так, замовляю картон 2-3мл товщино., складаю в спеціальному станку, , зшиваю. а потім клею боковинку, на якій повинно бути вказано дати , початку і кікцева справи. номер тому. фонду. У Вас можливо заказувати архівні бокси. якщо їх узаконять.

[Паперовий рай]

FINA, Я же Вам отправил 5 августа прайс и фотографии всей нашей продукции, а 6 августа в ответ на Ваше письмо послал разъяснения и подробнейшую инструкцию, как прошивать наши новые папки [qoute]Архив без проблем[qoute] с описанием процесса подшивки и фотографиями каждой операции. И дал свой телефон - обращайтесь с вопросами. Эта папка действительно универсальная, толщина корешка у нее регулируется в процессе подшивки. И это прекрасно видно из описания.А архивные папки и папки-боксы мы делаем с разной толщиной корешка и это я Вам тоже написал. Вот цитата из моего письма:[I]А если Вы внимательно посмотрите прайс, то увидите, что архивные папки имеют три размера корешка: 1, 2, 3см. А папки-боксы - четыре размера 1, 2, 3 и 4см (4-это на 250 листов) [/I] Во-первых, давайте уточним, что такое [qoute]боковинка[qoute]. Это титулка согласно дод.21 или что-то другое?Во-вторых, картон не обязательно должен быть 2-3мм (см. приказ МЮ от 16.11.2009 №2151/5). В-третьих, НИ В ОДНОМ (!) нормативном документе нет ни описания конструкции папки, ни ее размеров. Есть только размер титулки 23х32см. Хоть некоторые нотариусы клеят и меньший, т.к. напечатать такой размер можно только на принтере формата А3, а он достаточно редкий.Поэтому папки-боксы никто не запрещал, да и запретить не может. Также как и любую другую папку. Это личное дело каждого нотариуса, какую конструкцию папки использовать. Вам удобна Ваша - используйте (мы, кстати, тоже продаем такой картон). И узаконивать ее не надо. Но немного статистики: за 2010год нами продано более 10000 папок-боксов различной толщины, причем основные покупатели - киевляне. Самые темные и отсталые? Да нет!Просто эти папки очень удобны в использовании. Не буду описывать их достоинства, а то получится реклама, но согласно требованиям деловодства, документы должны быть защищены от пыли и солнечного света, а никакая другая папка не защищает лучше, чем бокс. Причем защищает не только документы, но и Вас, так как бумажная пыль очень вредна. И библиотекари, и архивщики это прекрасно знают. aleksey 0401 Я так и не дождался от Вас письма.

[FINA.]

З метод пояснень *Спадкові справи підшиваються кожна окремо у тонкий картон, зверху – обкладинка (додаток 21), на якій у розділі заголовок справи зазначається: Спадкова справа № 2-2010 після померлого 21 серпня 2009 року Іванова Івана Івановича. Внутрішній опис справи викладається на окремому аркуші, який не нумерується. *Зараз нумерую спадкові справи, тобто майже вже пронумерувала. І чомусь тепер в мене підкрадається така думка, що потрібно було нумерувати і обкладинку, бо цю обкладинку на справу на картон не приклеїш. повинна бути інша, з номером фонду, том№ . вверху. внизу, опис № , тобто як на звичайному томі. Чи буде обкладинка всередині справи, перед описом. а на твердій обложці окремо обкладинка???????????????І ще не зрозуміло тонкий картон, а конкретніше? вимог ніяких7

[FINA.]

паперовий рай. пришліть будь ласка ціни на вашу продукцію, і як робиться доставка. скільки коштує. Дніпр обл?

[FINA.]

Додаток 21 виключений з Правил ведення нот діловодства. подивилась його немає ні в старих ні в нових правилах ведення нот діловодства?????? Додаток 19 до Правил ведення нотаріального діловодства ( z1325-08 ) Внутрішній опис документів справи N ______ -------------------------------------------------------------------------| N |Прізвище, ім'я,| Дата | Заголовок |Номер за|Номери |Примітка||з/п| по батькові |нотаріально |нотаріально |реєстром|аркушів| || | фізичних осіб,|посвідченого|посвідченого| | | || | найменування | документа | документа | | | || |юридичних осіб,| | | | | || | щодо яких | | | | | || | вчинялися | | | | | || |нотаріальні дії| | | | | ||---+---------------+------------+------------+--------+-------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |------------------------------------------------------------------------- Разом ______/________________/ нотаріально посвідчених документів (цифрами і словами) Кількість аркушів справи ___________________/___________________/ (цифрами і словами) Кількість аркушів внутрішнього опису _______/___________________/ (цифрами і словами) Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено. Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) ________ _____________________________ (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові) Дата Відповідальна особа державного нотаріального архіву (Головного управління юстиції) ________ _____________________________ (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові) Дата Додаток 24 до Правил ведення нотаріального діловодства ( z1325-08 ) Державна нотаріальна контора (приватний нотаріус) АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ Завідувач державної нотаріальної контори _________________ N _____ (приватний нотаріус) ________ ___________________ _________________________ (підпис) (прізвище, ім'я, (місце складання) по батькові) про вилучення для знищення Дата документів, не внесених до Національного архівного фонду Печатка На підставі _________________________________________________ (назва і вихідні дані переліку документів __________________________________________________________________ із зазначенням строків їх зберігання або типової номенклатури справ) відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N ________________________________________ (найменування фонду) ---------------------------------------------------------------------------------| N |Заголовок| Дата | Номери | Індекс справи |Кількість| Строк |Примітка||з/п| справи |справи| описів |(тому, частини)| справ |зберігання| || | або | або |(номенклатур| за | (томів, | справи | || |груповий |крайні| за рік | номенклатурою | частин) | (тому, | || |заголовок| дати | (роки)) | або номер | | частини) | || | справ |справ | | справи за | | і номери | || | | | | описом | |статей за | || | | | | | |переліком | ||---+---------+------+------------+---------------+---------+----------+--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |--------------------------------------------------------------------------------- Разом _________________________________ справ за ___________ роки (цифрами і словами) Відповідальна за діловодство особа державної нотаріальної контори (приватний нотаріус) ________ _____________________________ (підпис) (прізвище, ім'я, по батькові) Дата ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

[FINA.]

А ось із правил передачі документів до архіву - Інструкція про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву 2.3.23. Обкладинки справ (титульні аркуші) документів оформляються за встановленою формою (додаток 5) і повинні мати розміри 230-320 мм. 2.3.24. Обкладинки справ з документами, які мають тривалі (10 і більше) строки зберігання, повинні бути виготовлені з твердого картону товщиною 2-3 мм. 2.3.25. Написи на обкладинках справ, книг, журналів повинні бути виконані тушшю або світлостійкими чорнилами, розбірливо, без скорочень. У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи. 2.3.26. На обкладинках справ, книг, журналів обов'язково: указується найменування державної нотаріальної контори, нотаріального округу, найменування справи, строк її зберігання якщо справа складається з декількох томів, то на обкладинці першого тому повинно бути вказано кількість томів цієї справи, а на наступних томах - номер чергового тому рік початку і закінчення справи вказується арабськими цифрами, число, місяць пишуться літерами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті проставляється номер справи за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом проставляються номер опису та номер архівного фонду, які нумеруються простим олівцем.

[FINA.]

Форма засвідчувального напису справи Додаток 5 до пункту 2.3.23. --------------------------------------------------------------- /|/ /|/ | | | 20| | | | | | | | | | код держархіву ______ | | /|/ | код установи_________ | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | | Ф. N | | | 30| | --------------------- | ---------- | | | | | | Оп. N | | | | | --------------------- | ---------- | | | | | | Справа N | | | | | --------------------- | -------- | | | /|/ | | | | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | (Найменування державного архиву) | | 5| | | | /|/ | | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | | | | | -------------------------------------------- | | | | | | 50| | -------------------------------------------- | | | | | | | | -------------------------------------------- | | | | | | | | -------------------------------------------- | | /|/ | | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | | | | |(Найменування установи і структурного підрозділу) | | 35| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | /|/ | СПРАВА N ТОМ N | | -----+------- -------------- ------------ | | /|/ | | | 15| | |320| | | | | /|/ | | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | | | | | -------------------------------------------- | | | | | | 70| | -------------------------------------------- | | | | | | | | -------------------------------------------- | | | | | | | | -------------------------------------------- | | | | | | /|/ | -------------------------------------------- | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | | | | | (заголовок справи) | | 25| | | | | | | | | | | | /|/ | | | -----+------------------------------------------------ | | /|/ | (дата) | | 20| | | | | | На________аркуш. | | /|/ | Зберігати__________ | | -----+------------------------- | | /|/ | | Ф. N | | | | | | ---------- | | | 30| | | Оп. N | | | | | | ---------- | | | | | | Справа N | | | | | | -------- | | | /|/ | | | | | -----+----+-------------------+--------------------------| | /|/ | | 60 | | | 20| | |<----------------->| | | | | | /|/ /|/ | | ----------+---------------------------------------------------| | 230 | |<------------------------------------------------->| Додаток 6 до пункту 2.4.1 Найменування установи_____________________________________________ Фонд N _________ ЗАТВЕРДЖЕНО ОПИС N ___________ Завідувач державної

[Паперовий рай]

FINA №56 Здесь Правила и в них додаток 21: [URL=[qoute]http://www.minjust.gov.ua/0/18154[qoute]]http://www.minjust.gov.ua/0/18154[/URL]

[Лешая]

Зверныть увагу - у правилах дыловодства були внесены змыни: (прибрали товщину картону, можна наносити назву технычними засобами, а словами вказується тільки місяць:)8.15.2. Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом.8.15.1. Обкладинки справ (нарядів) з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, повинні бути виготовлені з твердого картону.{ Підпункт 8.15.1 пункту 8.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2151/5 ( z1083-09 ) від 16.11.2009 }1.13. Абзац четвертий пункту 8.16 викласти в такій редакції: [qoute]число, рік початку і закінчення справи (наряду) вказуються арабськими цифрами, місяць - словами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті[qoute].