Проект наказу Міністерства юстиції України ’’Про затвердження змін до Правил ведення нотаріального діловодства’’

[Армани]

"Проект наказу Міністерства юстиції України ’’Про затвердження змін до Правил ведення нотаріального діловодства’’проект МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИНАКАЗПро затвердження Зміндо Правил веденнянотаріального діловодства Відповідно до статті 14 Закону України /[qoute]Про нотаріат/[qoute], з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами та належної організації передачі документів нотаріального діловодства на тимчасове зберігання до державних нотаріальних архівів НАКАЗУЮ: Затвердити Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 зареєстрованому у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016 із змінами і доповненнями (додаються). Визнати таким, що втратив чинність наказ Міністерства юстиції України від 9 липня 2002 року № 63/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 9 липня 2002 року за № 569/6857 /[qoute]Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву/[qoute]. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об’єднань (Чижмарь К.І.): 3.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 /[qoute]Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади/[qoute] (зі змінами). 3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2011. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л. В. Міністр Олександр Лавринович ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерства юстиції України_____________№ _________ Змінидо Правил ведення нотаріального діловодства 1. У тексті Правил:Пункт 4.7 доповнити новим підпунктом 4.7.6 такого змісту:/[qoute]4.7.6. Архів приватного нотаріуса складають документи, створювані приватним нотаріусом у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності та сформовані у справи ( наряди) із зазначенням строків їх зберігання, за винятком документів поточного діловодства /[qoute]. 1.2. У пункті 5.4: 1.2.1. У пункті 5.4.6 третє речення виключити.1.2.2. У підпункті 5.4.8 слова /[qoute]Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України/[qoute] замінити словами /[qoute]Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців/[qoute].1.2.3.У підпункті 5.4.10 слова /[qoute]за межами України/[qoute] виключити.1.2.4. Підпункт 5.4.11 виключити. 1.2.5. Підпункт 5.4.12 вважати підпунктом 5.4.11 і викласти у такій редакції:/[qoute]5.4.11. Текст нотаріально оформлюваного документа (договір, заповіт, довіреність, заява тощо) повинен бути викладений правильно, грамотно складений без порушень вимог чинного законодавства.Зміни чи доповнення до нотаріально оформлюваного документа вносяться та оформлюються нотаріусом у порядку, встановленому законодавством./[qoute]. 1.2.6.Підпункт 5.4.13 вважати підпунктом 5.4.12 і викласти у такій редакції:/[qoute]5.4.12. У разі допущення нотаріусом помилки у тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (свідоцтва, виданого нотаріусом, копіі документа, дублікату тощо), або у посвідчувальному написі нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, виправлення такої помилки застерігається лише після посвідчувального напису із зазначенням дати та проставлянням свого підпису і печатки на такому застереженні. При цьому усі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене/[qoute]. 1.2.6. Підпункти 5.4.14, 5.4.15 виключити.1.3. У пункті 5.5: слова /[qoute]і вчиняють виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів/[qoute] виключити. 1.3.1. Підпункт 5.5.1 виключити.1.3.2. Друге речення підпункту 5.5.3 викласти у такій редакції:/[qoute]Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису застерігаються нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію після посвідчувального напису і скріплюються його підписом і печаткою із зазначенням дати/[qoute].1.3.3. У підпункті 5.5.4:абзац перший доповнити словами /[qoute]якщо нотаріальна дія вчинялась на спеціальному бланку нотаріального документа/[qoute]абзац другий викласти у такій редакції:/[qoute]У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з продовженням посвідчувального напису скріплюються в спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності. Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх скріплена підписом нотаріуса і його печаткою/[qoute]. 1.3.4. У підпункті 5.5.5 слова /[qoute]мастичні/[qoute] та /[qoute]фотокопія/[qoute] виключити.1.4. У підпункті 5.8.3 пункту 5.8 після слова /[qoute]фізичної особи/[qoute] доповнити словами /[qoute]підприємця/[qoute].1.5. Абзац перший пункту 6.3 доповнити словами /[qoute]або подані нотаріусу кур’єром до дня вчинення нотаріальної дії/[qoute].1.6. У пункті 6.4 слова /[qoute]на відчуження (придбання) майна/[qoute] замінити словами на /[qoute]розпорядження майном/[qoute].1.7. Пункт 6.5 викласти у такій редакції: /[qoute]6.5. Заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена /неодружений/удова/удівець) викладаються на окремому аркуші і не підлягають реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів/[qoute].1.8. В абзаці другому пункту 6.6 після слова /[qoute]або/[qoute] доповнити словами /[qoute]назва нотаріального округу/[qoute].1.9. У пункті 6.8 слово /[qoute]нарочним/[qoute] замінити словом /[qoute]кур’єром/[qoute].1.10. Пункт 6.9 доповнити таким реченням: /[qoute]Документ вважається виконаним тоді, коли вирішені всі питання, поставлені в ньому, і якщо це потрібно, дано відповідь кореспонденту./[qoute] 1.11. Пункт 7.2 викласти у такій редакції: /[qoute]Для здійснення контролю виконання документів використовується контрольна папка. Документи, які перебувають на контролі до повного виконання вміщуються у контрольну папку/[qoute].1.12. У підпункті 8.2.3 пункту 8.2 абзаци перший і другий викласти у такій редакції:/[qoute]Номенклатура справ щорічно не пізніше грудня переглядається, уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один діловодний рік, та запроваджується в дію з 1 січня нового року.Номенклатура контори, приватного нотаріуса після набрання чинності змін до цих Правил, підлягає погодженню з державним нотаріальним архівом один раз на п’ять років на початку діловодного року. На кожному примірнику проставляється гриф схвалення з ЕК нотаріату управління юстиції та гриф погодження з державним нотаріальним архівом/[qoute].1.13. Підпункт 8.2.16 після слів /[qoute]перехідні справи/[qoute] доповнити словами /[qoute] , а також проставляється відмітка проти справ, які не ведуться конторою чи приватним нотаріусом: /[qoute]Справа під цим індексом не заводилась/[qoute]. 1.14. У пункті 8.6 після слова /[qoute]відказування/[qoute] доповнити словом /[qoute]тощо/[qoute].1.15.Підпункт 8.6.1 пункту 8.6 викласти у новій редакції:Формування спадкової справи передбачає групування документів, на підставі яких було відкрито спадкову справу та видано свідоцтво про право на спадщину. Формування спадкової справи здійснюється особисто державним чи приватним нотаріусом, у провадженні якого знаходиться справа.У спадкову справу вміщуються тільки оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, копії з документів, оформлені та засвідчені в установленому порядку. Не допускається включення до спадкової справи документів, які не мають відношення до справи, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів.Під час формування спадкової справи перевіряються правильність оформлення документів, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, а у випадках, передбачених законодавством, копій з документів, на підставі яких будуть оформлятись спадкові права, наявність на документах печаток, підписів, реквізитів документа тощо. У разі виявлення недоліків у документах при формуванні спадкової справи, виконавець зобов’язаний повернути такі документи особам. 1.16.У підпункті 8.6.2.пункту 8.6 слово /[qoute]та/[qoute] замінити на літеру /[qoute]і/[qoute].1.17. Підпункт 8.6.3 пункту 8.6 викласти у такій редакції:При оформленні спадкової справи після її закінчення на обкладинці справи проставляється індекс, передбачений індивідуальною номенклатурою справ.Обкладинка спадкової справи оформлюється за встановленою формою (додаток ) та повинна бути виготовлена з картону. Написи на обкладинці спадкової справи повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорнилом. На обкладинці додатково указується:/[qoute]Спадкова справа № 25/2009до майна померлої 12січня 2009 рокуВойтової Галини ОлексіївниПочато: 15.03.2009Закінчено: 03.02.2010/[qoute].1.18.Підпункт 8.6.4 пункту 8.6 викласти у такій редакції:/[qoute]Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.Справа вважається закінченою за датою видачі свідоцтва про право на спадщину, якщо на підставі поданих заяв про видачу свідоцтв про право на спадщину було видано відповідні свідоцтва всім спадкоємцям, які закликалися до спадкування, та на все майно, заявлене такими спадкоємцями. Всі інші заяви, що будуть подаватися після закінчення спадкової справи, вважаються такими, що подані додатковоУ разі, якщо спадкоємець помер до видачі свідоцтва про право на спадщину або таке свідоцтво не підлягає видачі з інших причин ( наприклад: питання вирішено в судовому порядку), спадкова справа вважається закінченою з дати отримання нотаріусом свідоцтва про смерть, рішення суду тощо/[qoute].1.19. Пункт 8.6 доповнити підпунктами 8.6.5 – 8.6.11:/[qoute]8.6.5. Оформлення спадкової справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи. Оформлення спадкової справи покладається на державного чи приватного нотаріуса, у провадженні ( на виконанні) якого знаходиться справа. 8.6.6. У спадкову справу підшиваються всі документи, пов’язані з оформленням спадкових прав. Документи систематизуються у хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, видачі тощо. Підшивання документів у спадкову справу повинно здійснюватися не пізніше ніж через 3 місяці після закриття спадкової справи.8.6.7. З метою закріплення порядку розташування документів у спадковій справі, всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів спадкової справи нумеруються окремо. Засвідчувальний напис спадкової справи та чисті аркуші не нумеруються. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або простим м’яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Якщо при нумерації було допущено помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення або описи складаються заново.У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів спадкової справи допускається застосування літерних номерів. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом (наприклад: 7-а, 11-б тощо). 8.6.8. Внутрішній опис ( додаток ) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів спадкової справи, назву документів, дату документів, номери аркушів спадкової справи, на яких розташований кожен документ та примітка. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів спадкової справи та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується державним чи приватним нотаріусом. Внутрішній опис прошивається на початку спадкової справи на чистому аркуші. Зміни складу документів спадкової справи (доповнення спадкової справи новими документами тощо) відображаються в графі /[qoute]Примітка/[qoute] з посиланням на відповідні виправдні документи (заява про прийняття спадщини, подана в доповнення до раніше поданої заяви, нове свідоцтво про право на спадщину, рішення суду тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис. 8.6.9. З метою обліку кількості аркушів у спадковій справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці спадкової справи робиться засвідчувальний напис на спеціально вшитому аркуші (згідно додатку 20). Доклеювання засвідчувального напису не допускається. У засвідчувальному написі зазначається цифрами і літерами кількість аркушів у спадковій справі та окремо через знак + (плюс)- кількість аркушів внутрішнього опису). У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки замінники ( копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів- їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) - назва документа, у графі 2-присвоєні сторінкам номери.Приклади засвідчувальних написів: /[qoute]У спадковій справі прошито та пронумеровано 15 (п’ятнадцять) аркушів/[qoute]./[qoute]У спадковій справі прошито та пронумеровано 23 (двадцять три) аркуші. Крім того, внутрішній опис на 2 аркушах/[qoute]./[qoute]У спадковій справі прошито та пронумеровано 120 (сто двадцять) аркушів, нумерація аркушів 84 і 85 повторюється. Нижній кут 17 аркуша частково відірвано, верхній кут 113 аркуша залито чорнилом. Крім того, внутрішній опис на 3 аркушах/[qoute]. 8.6.10. У разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину на нововиявлене спадкове майно по спадковій справі, до справи долучаються заяви спадкоємців, документи, що підтверджують належність спадкодавцю спадкового майна, та інші документи, необхідні для видачі свідоцтва про право на спадщину.У разі долучення (вилучення) документів спадкова справа розшивається і після долучення (вилучення) повторно прошивається після документа Долучені документи продовжують нумерацію. У цих випадуах складається засвідчувальний напис. Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі. Засвідчувальний напис підписується державним чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ./[qoute] 8.6.11. Закінчені спадкові справи за один діловодний місяць вміщуються у картонаж, архівні папки і формуються в наряд. Кількість нарядів (картонажів, архівних папок) за один діловодний місяць визначається державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом самостійно, з урахуванням кількості закінчених спадкових справ. На обкладинках нарядів (картонажів, архівних папок) вказується порядковий номер тому та зазначаються крайні дати спадкових справ - самої ранньої справи і самої пізньої справи. Число, місяць і рік позначаються арабськими цифрами, проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (крайні дати справи, тому, частини, унесеного до справи).Картонажі, архівні папки нумеруються валовою нумерацією в межах опису справ тривалого( понад 10 років) зберігання. Закінчені спадкові справи не прошиваються між собою. При цьому внутрішній опис складається окремо до кожного наряду (картонажу, архівної папки) на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери справ, індекс справ за індивідуальною номенклатурою державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, прізвища, ім’я, по батькові спадкодавців, заголовки документів, де зазначається кожна спадкова справа та її номер, а також про дату заведення спадкової справи та про дату її закінчення, номери аркушів спадкової справи, та примітка.До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість спадкових справ, що вміщені в наряд (картонаж, архівну папку) і включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем державної нотаріальної контори чи приватним нотаріусом. У разі зміни складу документів спадкових справ (доповнення спадкової справи новими документами тощо), відповідальний працівник за архів у державній нотаріальній конторі чи приватний нотаріус перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи, внутрішнього опису, складеного до наряду та наявність складених нових засвідчувальних написів до спадкової справи і документів обліково-довідкового характеру (книги обліку та реєстрації спадкових справ, алфавітної книги спадкових справ). До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються тільки закінчені спадкові справи.1.20. У пункті 9.2 число /[qoute]999/[qoute] замінити на /[qoute]9999/[qoute], після слова /[qoute]описом/[qoute] доповнити словами /[qoute]а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер/[qoute].1.22. У пункті 9.4 друге речення виключити. 1.26.У тексті Правил після слів /[qoute]експертною комісією ( ЕК)/[qoute] доповнити словом /[qoute]нотаріату/[qoute] у відповідних числах та відмінках.1.27. Пункт 9.9 доповнити словами /[qoute]за винятком випадків, передбачених законодавством /[qoute] 2. Доповнити Правила розділами 11,12,13:/[qoute]Розділ 11 Передавання справ до державного нотаріального архіву. 11.1. На зберігання до державного нотаріального архіву передаються справи (наряди) нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса через два роки після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній державній нотаріальній конторі чи приватного нотаріуса. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. 11.2. При підготовці документів нотаріального діловодства для передачі на зберігання до державного нотаріального архіву перевіряється правильність формування документів у справи ( наряди), оформлення справ (нарядів) та відповідність їх типовій номенклатурі. У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи фондоутворювачі зобов’язані їх усунути. 11.3. При підготовці документів для передачі їх на зберігання в архів фондоутворювачі ( їх відповідальні представники) спільно з членами ЕК управління юстиції та працівниками державного нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку. 11.4. Відповідно до затверджених описів фондоутворювачі зобов’язані передати справи ( наряди) на зберігання до державного нотаріального архіву в установлені строки згідно з графіком, затвердженим завідувачем державного нотаріального архіву. При цьому в кожному примірнику опису справ( нарядів) робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи. 11.5. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи. 11.6. При передачі державними нотаріальними конторами документів нотаріального діловодства на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву складається акт приймання-передавання у двох примірниках, один з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий залишається в справі фонду державної нотаріальної контори.Передача приватним нотаріусом документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса оформлюється актом приймання-передавання у трьох примірниках, один з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, другий - залишається у справі приватного нотаріуса, третій – передається до відповідного управління юстиції і долучається до реєстраційної справи приватного нотаріуса. Розділ 12 Підготовка та передача на зберігання до державного нотаріального архіву правочинів та документів, на підставі яких вони посвідчувалися.12.1. На зберігання до державного нотаріального архіву приймаються нотаріально посвідчені правочини, а саме договори відчуження рухомого та нерухомого майна, договори довічного утримання ( догляду), застави ( іпотеки) інші договори, заповіти (у тому числі секретні заповіти) тощо, відповідно до типової номенклатури справ, та документи, на підставі яких вони посвідчувалися, оформлені і згруповані в справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання. 12.2. У справи вміщуються тільки оригінали нотаріально посвідчених документів , викладені на чистому аркуші паперу формату А-4 з відміткою про використаний спеціальний бланк нотаріального документа, із зазначенням номеру, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій та оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, копії з документів, на підставі яких вони посвідчувалися. Не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій. До справ включаються документи лише одного діловодного року.12.3. При необхідності приєднання до відповідного нотаріально посвідченого документа особистих документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про реєстрацію шлюбу і т. ін.), а також документів, що підлягають поверненню, до справи включаються засвідчені в установленому порядку копії цих документів. 12.4. Видача і вилучення (виїмка) будь-яких справ ( нарядів) і нотаріальних документів, що знаходяться на зберіганні архіву, можливе лише у випадках, передбачених чинним законодавством. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій нотаріуса можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду. У виняткових випадках, за наявності передбаченого та належним чином оформленого процесуального документа суду, органу прокуратури чи досудового слідства, вилучення (виїмка) оригіналів документа провадиться з відома завідувача архіву, з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено вилучення. Про вилучення оригіналів документів (справ)складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу.Розділ 13. Підготовка і передача на зберігання до державного нотаріального архіву спадкових справ та їх використання. 13.1. До державного нотаріального архіву приймаються на зберігання закінчені спадкові справи, вміщені в картонаж, архівні папки, оправлені в наряди.13.2. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд, якому присвоюється номер, що складається з порядкового номера, за яким спадкова справа зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб (дефіс) рік, у якому вона заведена, має внутрішній опис, нумерується, оформлюється в обкладинку з твердого картону та прошивається. При цьому оформлення внутрішнього опису, обкладинки (титульного аркуша) справи, засвідчувального напису здійснюється за правилами підпунктів 8.6.3, 8.6.8, 8.6.9, 8.6.10, 8.6.11 пункту 8.6.13.3. Спадкові справи вміщуються в картонаж, архівні папки за першою видачею свідоцтва про право на спадщину і не прошиваються між собою. До кожного наряду (картонажу, архівної папки) входять усі закінчені спадкові справи за один діловодний місяць.На нарядах (картонаж, архівна папка) вказується індекс справи, назва справи, крайні дати ( за певний період) та кількість спадкових справ. Ця величина постійна. У разі видачі свідоцтва про право на спадщину в доповнення до раніше поданої заяви, змінюється лише кількість сторінок однієї (конкретної) спадкової справи. У такому випадку вносяться зміни до внутрішнього опису та складаються нові підсумкові записи до такої спадкової справи. 13.4. До державного нотаріального архіву спадкові справи передаються на підставі фондових описів, які складаються окремо від описів інших нотаріально посвідчених документів ( додаток )13.5. При зверненні фізичної чи юридичної особи до нотаріуса щодо видачі свідоцтва про право на спадщину у тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з державного нотаріального архіву відповідну спадкову справу разом із відповідними документами обліково-довідкового характеру (книгою обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітною книгою спадкових справ).13.6. Спадкові справи та відповідні документи обліково-довідкового характеру видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного місяця. 13.7. Видача спадкових справ з державного нотаріального архіву у тимчасове користування оформлюється замовленням на видання спадкової справи і реєструється у книзі видавання справ із фондів державного нотаріального архіву.На місце виданої спадкової справи вміщується карта замінник спадкової справи.13.8. Передача витребовуваної спадкової справи та необхідних документів обліково-довідкового характеру оформляється актом про видавання справ у тимчасове користування .Акт підписується завідувачем державного нотаріального архіву та нотаріусом, який витребовує спадкову справу, і скріплюється гербовими печатками. 13.9. Після видачі свідоцтва про право на спадщину та внесення всіх необхідних відміток про таку видачу витребовувана спадкова справа та документи обліково-довідкового характеру повертаються нотаріусом до архіву. Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта робиться відповідний запис. 13.10. Перед видаванням спадкової справи з державного нотаріального архіву та після її повернення проводиться поаркушне перевіряння спадкової справи в присутності відповідальних осіб, що передають та одержують спадкову справу. 13.11. Після доповнення спадкової справи, яка витребовувалася, новими документами відповідальний працівник державного нотаріального архіву перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису спадкової справи та наявність складених нових підсумкових записів до спадкової справи і документів обліково-довідкового характеру (книги обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітної книги спадкових справ). 3. Доповнити додаток 15 до Правил заголовками справ (наряду) з такими індексами:1 2 3 4 5 02- 48 Документи щодо ідентифікації осіб, які провели фінансову операцію та документи що стосуються ділових відносин з клієнтом 5 років 1 Після завершення ділових відносин строк зберігання може бути продовжений 02-49 Дані про фінансові операції 5 років 1 Після завешення операції. строк зберігання може бути продовжений 4. Додатки 6, 33 до Правил ведення нотаріального діловодства викласти в новій редакції (додаються). Директор Департаменту нотаріату, фінансового моніторингуюридичних послуг та реєстраціїадвокатських об’єднаньК.І.Чижмарь "

[Армани]

[URL=[qoute]http://www.minjust.gov.ua/0/31911[qoute]]http://www.minjust.gov.ua/0/31911[/URL]