Номенклатура справ

[DavidSheva]

Наряд 03-07, Номенклатура справ приватного нотаріуса. Зберігається постійно.
Відповідно до Правил ведення нотаріально діловодства:
пункт
12.1. Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
і пункт
12.2. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Підскажіть будь-ласка чи складати внутрішній опис і засвідчувальний напис?

[Сана]

Наряд 03-07, Номенклатура справ приватного нотаріуса. Зберігається постійно.
Відповідно до Правил ведення нотаріально діловодства:
пункт
12.1. Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
і пункт
12.2. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Підскажіть будь-ласка чи складати внутрішній опис і засвідчувальний напис?

Ви маєте на увазі - складати до чого саме?

[DavidSheva]

Номенклатуру підшиваю в тверду обкладинку, і так як це справа постійного зберігання то чи складати внутрішній опис та засвідчувальний запис чи ні?

[ira-law]

всі справи з індексом 03-.........в тому числі і номенклатура не враховуються як "справи" в розумінні правил. Як пояснила зав.архіву вони внесені до переліку номенклатури "для краси", що їх не забули сформувати, та к само як і справи "описи," справа фонду і історична довідка. І в кінці року при закритті номенклатури ми їх не враховуємо- навпроти них ставимо прочерк. Ніяких засвідчувальних написів і описів до всі 03-... не складається!

[Danil]

А я складав. И внутрішний опис и засвідчувальный напис. Была проверка, замечаний по этому вопросу не было. А по поводу ставил не ставим напротив опису справ постийного та тривалого зберигання, так это потому, что узгоджувати их мы будем через два года, вот тогда и поставим. А исторична довідка в номенклатуру 2010 года вносится за 2009 год, за 2010 год будет вносится при закрітии номенклатури 2011 года.

[DavidSheva]

Дякую за відповіді!!!
Просто виникли сумніви.

[DavidSheva]

У кого ще є поради нарахунок внутрішніх описів до номенклатури???? Дякую!

[Odio]

12.2. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання. - на підставі цього пункту не складаємо! це документи облікового характеру!

[Ларс]

Товарищи, скажите номекнклатуру на 2012 год погоджуемо с УЮ и архивом?

[VITAminka]

нет.
она погождуется раз на пять лет.
нам с архива прислали письмо, что на 2012 год мы должны составить номенклатуру (аналогичную как на 2011) в двух экзмеплярах и утвердить ее (утверждается нами) не позже 31.12.2011.
"...Номенклатура справ погоджується с ГУЮ та архівом раз на пять років, тому вам необхідно перенести дату погодження номенклатури на 2011 до відповідних грифів погодження номенлкатури на 2012 рік"

[Vatson]

нет.
она погождуется раз на пять лет.
нам с архива прислали письмо, что на 2012 год мы должны составить номенклатуру (аналогичную как на 2011) в двух экзмеплярах и утвердить ее (утверждается нами) не позже 31.12.2011.
"...Номенклатура справ погоджується с ГУЮ та архівом раз на пять років, тому вам необхідно перенести дату погодження номенклатури на 2011 до відповідних грифів погодження номенлкатури на 2012 рік"

т.е. на подпись в архив не везти?сами утвердили и все?

[VITAminka]

Да, сами утвердили и сами заполнили грифы погодження данными из номенклатуры на 2011 год

[Сана]

Сами, сами, Ватсон!

Меня другое интересует: в прошлом году архив рекомендовал, что из стандартных номенклатур мы должны выбросить то, что касается госконтор.
Ну, мы и выбросили.

В этом году я дочиталась до того, что мы ничего выбрасывать не должны.
Позвонила в архив уточнить, говорят: "Да, конечно, берете полностью стандартную номенклатуру, ничего не удаляя".

Вот я и думаю теперь...

[Сана]

Имею в виду вот это:

В номенклатуру повністю дублюють типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних
нотаріальних контор і приватних нотаріусів, з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання, відповідно до затвердженої номенклатури справ за 2011 рік

Вот это (из письма Киевской управы):

Слід мати на увазі, що при формуванні індивідуальної номенклатури справ на 2012 рік, завідувач державної нотаріальної контори, приватний нотаріус дублює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів, з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання, згідно затвердженої типової номенклатури справ за 2011 рік (передруковує дану номенклатуру справ), в тому числі, з зазначенням прізвища завідувача держаного нотаріального архіву, дати погодження та номеру протоколу експертної комісії Головного управління юстиції за 2011 рік, і затверджує номенклатуру справ на 2012 рік.

Похоже, что, в самом деле, НИЧЕГО НЕ УДАЛЯЕМ...

[sello]

У нас теж так: номенклатура на 2012 рік складається і підписується нотаріусом наприкінці року, скажімо 29 грудня 2011 року. Потім складена і підписана нотаріусом номенклатура схвалюється Протоколом засідання ЕК Головного правління юстиції у Піднебесній області і лише після схвалення - затверджується нотаріусом.
++++++++++++++++++++++++++++++++
Типова номенклатура на 2011 рік була складена мною 30 грудня 2010 року. Засідання ЕК відбулося 15 лютого 2011 року (точний день не пам"ятаю). І затверджена мною 18 лютого 2011 року.
++++++++++++++++++++++++++++++++
Якщо виходити з того, що типова номенклатура схвалюється ЕК на 5 років, то типову номенклатуру у двох примірниках на 2012 рік складаю 29 грудня 2011 року, затверджую, скажімо, 30 грудня 2011 року, і проставляю дату схвалення ЕК та № протоколу з номенклатури на 2011 рік.

Типову складаю без вилучення будь-яких справ. В кінці року проти тих справ, які не заводилися протягом року ставлю прочерк.
========
Номенклатуру на 2012 рік а ні в управу, а ні в архів не веземо.

[Ларс]

А нам сказали на 2011 закрывается (пидсумковий запис) в последний рабочий день, н-р: 29.12, а на 2012 затверджуеться нотариусом в первый рабочий день - 03.01.

[Сана]

А нам сказали на 2011 закрывается (пидсумковий запис) в последний рабочий день, н-р: 29.12, а на 2012 затверджуеться нотариусом в первый рабочий день - 03.01.

А как же тогда будет соблюдаться "раз в пять лет", если даты на каждой номенклатуре будут разными?


Или они именно это и имели в виду?
Просто, как всегда, из-за нечеткости формулировок мы должны ДОГАДЫВАТЬСЯ, кто и что имел в виду...

[Ларс]

Просто, как всегда, из-за нечеткости формулировок мы должны ДОГАДЫВАТЬСЯ, кто и что имел в виду... ТА ОТО Ж

[VITAminka]

А как же тогда будет соблюдаться "раз в пять лет", если даты на каждой номенклатуре будут разными?
..

Раз в пять лет номенклатура схвалюеться и погоджуеться с УЮ и архивом. Но на каждый год должна быть ОТДЕЛЬНАЯ НОМЕНКЛАТУРА(которая естетственно каждый год закрывается пидсумковым записом). просто реквизиты погодження переносятся. Ну и менять ничего нельзя в ней.
А вот когда она должна быть составлена и утверждена нотариусом читаем правила деловодства:

8. Номенклатура справ погоджується з відповідним державним
нотаріальним архівом і ЕК управління юстиції один раз на п'ять
років.
Номенклатура справ складається у двох примірниках (перший
примірник номенклатури залишається у відповідній справі (наряді)
контори, приватного нотаріуса, а другий примірник передається до
державного нотаріального архіву. Номенклатура справ щороку, не
пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та
складається у двох примірниках, після чого затверджується
завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один
діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.

[Vatson]

сегодня звонила в архив, сказали делать такую же номенклатуру, переносить номер и дату протокола и привезти ее, чтоб в архиве подпись поставили, когда будем закрывать за 2011 год номенклатуру.

[Сана]

сегодня звонила в архив, сказали делать такую же номенклатуру, переносить номер и дату протокола и привезти ее, чтоб в архиве подпись поставили, когда будем закрывать за 2011 год номенклатуру.

То есть получается, что по-прежнему надо будет ездить в архив.
И архив будет ТАК ЖЕ, как и прежде, раз в год ставить свою подпись?

Единственное различие - что мы несколько лет подряд будем переносить в свои новые номенклатуры старый номер и старую дату протокола?

Чего-то я, видимо, не улавливаю...

[Vatson]

сегодня звонила в архив, сказали делать такую же номенклатуру, переносить номер и дату протокола и привезти ее, чтоб в архиве подпись поставили, когда будем закрывать за 2011 год номенклатуру.

То есть получается, что по-прежнему надо будет ездить в архив.
И архив будет ТАК ЖЕ, как и прежде, раз в год ставить свою подпись?

Единственное различие - что мы несколько лет подряд будем переносить в свои новые номенклатуры старый номер и старую дату протокола?

Чего-то я, видимо, не улавливаю...

я тоже, но им видимо видней . по форме номенклатуры осталось же-"узгождено"подпись и дата архива, поэтому видимо и идут по этому пути....

[konfetka]

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ у м. КИЄВІ

01001, Україна, м. Київ-1, пров. Музейний, 2-Д

тел.: 270-58-40



20.12.2011 р.
№1384/3/12-11


Завідувачам київських державних нотаріальних контор

Приватним нотаріусам Київського
міського нотаріального округу





Інформаційний лист

Відповідно до Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.
Типова номенклатура справ погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і ЕК управління юстиції один раз на п'ять років.
Незалежно від наявності Типової номенклатури справ, кожна державна нотаріальна контора і приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ. Форма індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової номенклатури.
Індивідуальна номенклатура справ формується у двох примірниках, з яких, перший примірник номенклатури залишається у відповідній справі (наряді) контори, приватного нотаріуса, а другий примірник номенклатури, затвердженої завідувачем державної нотаріальної контори, приватним нотаріусом передається до державного нотаріального архіву.
Номенклатура справ щороку, не пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.
У кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.
Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
Слід мати на увазі, що при формуванні індивідуальної номенклатури справ на 2012 рік, завідувач державної нотаріальної контори, приватний нотаріус дублює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів, з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання, згідно затвердженої типової номенклатури справ за 2011 рік (передруковує дану номенклатуру справ), в тому числі, з зазначенням прізвища завідувача держаного нотаріального архіву, дати погодження та номеру протоколу експертної комісії Головного управління юстиції за 2011 рік, і затверджує номенклатуру справ на 2012 рік.
До відома приватних нотаріусів Київського міського нотаріального округу:
- до 31 грудня 2011 року необхідно самостійно затвердити індивідуальну номенклатуру справ на 2012 рік, відповідно до Типової номенклатури;
- з 10 по 31 січня 2012 року необхідно подати до Київського державного нотаріального архіву примірник індивідуальної номенклатури справ за 2011 рік з закритим підсумковим записом та примірник затвердженої індивідуальної номенклатури справ на 2012 рік.
Одночасно повідомляємо, що приватним нотаріусам Київського міського нотаріального округу та державним нотаріальним конторам м. Києва протягом 2012 року необхідно погодити описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) за 2009 рік, при цьому надати примірник номенклатури справ за 2009 рік, закритий підсумковим записом.

Додаток на 1-ому аркуші.

Начальник управління нотаріату В.М.Мироник
Домашенко В.В., 2349609

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
К и ї в с ь к и й м і с ь к и й н о т а р і а л ь н и й о к р у г
“ЗАТВЕРДЖУЮ”
ПРИВАТНИЙ НОТАРІУС


ПІБ


«____» _________ 2012 року
М.П.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № ____
на 2012 рік
Індекс
справи Заголовок справи (наряду) Кількість
справ
(томів,
частин) Строки зберігання і статті за переліком Примітка
1 2 3 4 5
В номенклатуру повністю дублюють типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних
нотаріальних контор і приватних нотаріусів, з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання, відповідно до затвердженої номенклатури справ за 2011 рік



Приватний нотаріус
Дата ______________
(підпис) _____________________
(розшифровка підпису)


СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК Головного управління юстиції
___________ № _____ ПОГОДЖЕНО
Завідувач
Київського державного
нотаріального архіву
___________ А.М.Шкабрій-Літун


Дата ______________________ 2011 року

http://www.notariat-kiev.com/news/?ELEMENT_ID=2135

[Ларс]

Подскажите, а что мы ставим в гр. 3 за 2011 год где журналы (ну н-р: входящая) были заведены в 2010 г и переходят?

[MG]

пишем "перехідна з 2010р."

[Ларс]

Понятно, спасибо.
А в гр.5 - ничего не пишем или "Продовжується діловодством"?

[MG]

извините, заглянула только что в свою номенклатуру:
в графе 3 - количество ("1" или "0" ..)
в графе 5- "перехідна з .."

[Ларс]

[Iznanka]

проясните пожалуйста еще раз если уже журналы входящей и исходящей корресп. заведены в 2010 году,
то в гр. 3 ставим 0 а в гр. 5 перехідна з 2010 року..
или все таки ставим в гр. 3 "1"?

[Ларс]

Как я поняла, что в гр. 3 - "0", а в гр. 5 "Перехідна з 2010 року". А в 2010 году вх/вих были под другими индексами, как и куда их лепить?
На сколько я правильно поняла узнаю завтра - записаласть на прием в архив со всей этой бедой: номенклатуры, описи, паспорт архива, исторична довидка, додаток до историчной довидки... Одним словои капец (ну для меня точно).