Акт знищення

[Ынотио]

Підкажить кто стикався, пункт:

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____ та ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК ____________??????? нотаріального архіву (протокол від ______ року № __________).


Як робити, якщо Акт знищення справ за 2000 роки, номенклатурой в яких не передбачалось особовий склад? чи взагалі "а з особового складу погоджено з ЕПК" прибрати ?

[ЛЕШАЯ]

У нас узгоджують в такому вигляді-

Описи справ постійного зберігання за ______________ роки, схвалені ЕПК
______________________________________________________________
(назва відповідного державного архіву)
(протокол від _________________ № __________).
Описи справ тривалого зберігання за _________________ роки, схвалені ЕК
_________________________________________________________________
(найменування відповідного головного управління юстиції)
(протокол від _________________ № __________).

[Vatson]

Як робити, якщо Акт знищення справ за 2000 роки, номенклатурой в яких не передбачалось особовий склад? чи взагалі "а з особового складу погоджено з ЕПК" прибрати ?

просто ничего там не пишите и все

[Vatson]

У меня тоже вопрос по актам знищення-по Правилам деловодства предусмотрено утверждение акта только ЕК управления юстиции, по форме дод.44, а в самом додатке указано кроме комиссии ЕК управления еще и комиссия ЕПК державной архивной установи, так вот что делать, везде это ЕПК убрали, а в этой форме забыли убрать и наш архив теперь тоже не знает, что делать
и вопрос еще-в конце акта написано -сдано на утиль или уничтожено самостоятельно тогда то и тем-то-опять же вопрос-сначала утверждение акта, а потом уничтожение-или уничтожение-составление акта и утверждение?

[Сана]

Наш архив теперь посылает подписать акт уничтожения еще и в это самое госархивное учреждение.

Знаю, что двое наших коллег ездили, - им там весьма резко объяснили, что они ничего утверждать нотариусам не должны, что у них и без нотариусов работы хватает, что нотариусы работают на себя, а они - на государство.

В общем, негатива выплеснули на девочек - вагон.

Теперь пришла и моя очередь ехать.
Но я уже предупреждена о неприятном опыте коллег, поэтому растерянно молчать не собираюсь.
Напишу им, проведу по исходящей - и потребую ответ в письменном виде.

А пока я им несколько раз позвонила, - трубку в упор не снимал никто.
Думаю через недельку (а, может, и раньше) съездить.

Могу потом рассказать о результатах.

[Сана]

и вопрос еще-в конце акта написано -сдано на утиль или уничтожено самостоятельно тогда то и тем-то-опять же вопрос-сначала утверждение акта, а потом уничтожение-или уничтожение-составление акта и утверждение?

Vatson, я умом понимаю, что вроде бы, судя по тексту, сначала надо уничтожать, но, если честно, я сначала утверждаю акт - и только потом жгу.
Потому что я перестраховщица и думаю - вдруг мой акт потеряют, а какой-то из документов, том временем, понадобится?

Правда, пока у меня ничего не теряли...


Но твердо знаю, что все знакомые коллеги, на всякий случай, делают так же.

[Vatson]

Наш архив теперь посылает подписать акт уничтожения еще и в это самое госархивное учреждение.

Знаю, что двое наших коллег ездили, - им там весьма резко объяснили, что они ничего утверждать нотариусам не должны, что у них и без нотариусов работы хватает, что нотариусы работают на себя, а они - на государство.

В общем, негатива выплеснули на девочек - вагон.

Теперь пришла и моя очередь ехать.
Но я уже предупреждена о неприятном опыте коллег, поэтому растерянно молчать не собираюсь.
Напишу им, проведу по исходящей - и потребую ответ в письменном виде.

А пока я им несколько раз позвонила, - трубку в упор не снимал никто.
Думаю через недельку (а, может, и раньше) съездить.

Могу потом рассказать о результатах.

САночка, буду ждать с нетерпением, в принципе тоже собираюсь доделать и ехать, у кого не спрашиваю, никто не знает, в архиве сказали,что наверное я буду первопроходцем, а вижу, что я уже не первая:))))
Буду жать результатов!А в письме что писать собираетесь им?меня смущает,что нормативкой у нас как раз и не предусмотрено у них утверждать, судя по всему, у нас как обычно, когда создавали эти творения делопроизводства, то как всегда перекроили и то там то сям позабывали что-то убрать,а в некоторых случаях наборот убрали нужное(как с удостоверительными некоторыми)

[Сана]

Vatson, да я, честно говоря, хочу сначала съездить: а вдруг меня никто и не пошлет?

Я просто твердо знаю, что с понедельника по среду у меня масса дел и в конторе, и дома, и на даче. Может, в четверг и подъеду. Тем более, мне вроде будет по дороге.

[Vatson]

Vatson, да я, честно говоря, хочу сначала съездить: а вдруг меня никто и не пошлет?

Я просто твердо знаю, что с понедельника по среду у меня масса дел и в конторе, и дома, и на даче. Может, в четверг и подъеду. Тем более, мне вроде будет по дороге.

Ну я буду ждать от Вас результатов!!!!Надеюсь на их вменяемость

[OLNIK]

Знаю, что двое наших коллег ездили, - им там весьма резко объяснили, что они ничего утверждать нотариусам не должны, что у них и без нотариусов работы хватает, что нотариусы работают на себя, а они - на государство.

Придется Вам в письме писать со ссылкой на ст.14, что хоть Вы и работаете на себя, но в отличии от них, работающих на государство, Вы не за государственный, а за свой счет храните архив государства, на которое они так работают, так работают... Исходя из таких заявлений, думаю, что даже зарплату не получают из бюджета, зачем, ведь все же для государства, для себя вообще ничего..., даже зарплаты.
Эх, не перевелись еще у нас государственные бессребренники, не перевелись .

[Ынотио]

У меня тоже вопрос по актам знищення-по Правилам деловодства предусмотрено утверждение акта только ЕК управления юстиции, по форме дод.44, а в самом додатке указано кроме комиссии ЕК управления еще и комиссия ЕПК державной архивной установи, так вот что делать, везде это ЕПК убрали, а в этой форме забыли убрать и наш архив теперь тоже не знает, что делать
и вопрос еще-в конце акта написано -сдано на утиль или уничтожено самостоятельно тогда то и тем-то-опять же вопрос-сначала утверждение акта, а потом уничтожение-или уничтожение-составление акта и утверждение?

шановна Vatson на Вашу відповідь:

просто ничего там не пишите и все

відповім на Ваше питання:

Схвалений ЕК управління юстиції акт затверджується приватним нотаріусом, а: "схвалено протокол засідання ЕПК державної архівної установи" не беріть до уваги, мабудь це очепятки

[Vatson]

відповім на Ваше питання:

Схвалений ЕК управління юстиції акт затверджується приватним нотаріусом, а: "схвалено протокол засідання ЕПК державної архівної установи" не беріть до уваги, мабудь це очепятки

я головой это понимаю, а официально где-то об этом есть?когда же все-таки наши приниматели -законодатели будут читать и изучать то,что они принимают?????

[Ынотио]

я головой это понимаю, а официально где-то об этом есть?когда же все-таки наши приниматели -законодатели будут читать и изучать то,что они принимают?????

залишається робити згідно додатку 44 і відвезти разом з описами справ на розгляд ЕК управління юстиції та чекати протоколу про схвалення і тільки потім на утіль.

[Vatson]

я головой это понимаю, а официально где-то об этом есть?когда же все-таки наши приниматели -законодатели будут читать и изучать то,что они принимают?????

залишається робити згідно додатку 44 і відвезти разом з описами справ на розгляд ЕК управління юстиції та чекати протоколу про схвалення і тільки потім на утіль.

наш архив говорит -мы то утвердим, но решайте сами с городским архивом, там тоже утверждение, оба протокола не зависят друг от друга.

[Ынотио]

наш архив говорит -мы то утвердим, но решайте сами с городским архивом, там тоже утверждение, оба протокола не зависят друг от друга.

перший раз таке чую, міському архіву тільки паспорт архіву, а до чого тут тимчасові справи та їх затвердження ними

[Vatson]

наш архив говорит -мы то утвердим, но решайте сами с городским архивом, там тоже утверждение, оба протокола не зависят друг от друга.

перший раз таке чую, міському архіву тільки паспорт архіву, а до чого тут тимчасові справи та їх затвердження ними

а Вы и паспорт архива утверждаете в горахиве?ни разу не утверждала

[Ынотио]

а Вы и паспорт архива утверждаете в горахиве?ни разу не утверждала

ні, : Кому надсилається: Архівний відділ міської ради
Ким надсилається: Приватний нотаріус

[Vatson]

а Вы и паспорт архива утверждаете в горахиве?ни разу не утверждала

ні, : Кому надсилається: Архівний відділ міської ради
Ким надсилається: Приватний нотаріус

а мы передаем 1 экз. в наш нотархив, а не горархив.

[Ынотио]

а мы передаем 1 экз. в наш нотархив, а не горархив.

згідно з пунктом правил роботи архівних підрозділів.... паспорт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній держ. архівній установі, архівному відділу міської ради, а другий залишається в нашому архіві і зрозуміло, що відповідною держ.архівною установою є державний нотаріальний архів, але с 2011 року робимо у трьох примірниках

[OLNIK]

а мы передаем 1 экз. в наш нотархив, а не горархив.

згідно з пунктом правил роботи архівних підрозділів.... паспорт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній держ. архівній установі, архівному відділу міської ради, а другий залишається в нашому архіві і зрозуміло, що відповідною держ.архівною установою є державний нотаріальний архів, але с 2011 року робимо у трьох примірниках

Мы, что тоже архивные подразделения?
Я почему-то всегда думала, что есть госархив (вцелом) и есть ведомственные архивы.
Наш ведомственный архив нотариальный, по счастливой случайности -еще и государственный, он и есть архивным подразделением.Мы фондоутворювачи в нашем архиве, а архив будет уже сдавать все в общий госархив на вечное хранение.

[Vatson]

а мы передаем 1 экз. в наш нотархив, а не горархив.

згідно з пунктом правил роботи архівних підрозділів.... паспорт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній держ. архівній установі, архівному відділу міської ради, а другий залишається в нашому архіві і зрозуміло, що відповідною держ.архівною установою є державний нотаріальний архів, але с 2011 року робимо у трьох примірниках

Мы, что тоже архивные подразделения?
Я почему-то всегда думала, что есть госархив (вцелом) и есть ведомственные архивы.
Наш ведомственный архив нотариальный, по счастливой случайности -еще и государственный, он и есть архивным подразделением.Мы фондоутворювачи в нашем архиве, а архив будет уже сдавать все в общий госархив на вечное хранение.

как всегда четко и понятно:))))))

[Сана]

Ведь как однозначно было раньше:

«10. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2008 року N 2368/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2008 року за N 1325/16016 (…)»
(«Положення про державний нотаріальний архів»)

А теперь:

"14.1. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.
Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити надійне зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності".
(«Правила ведення нотаріального діловодства»)

Раньше было: мы создаем этот фонд - и передаем его архиву.

Сейчас: у нас в конторах находится государственный (?!?) архив, а мы - так, при нем, обеспечиваем все для того, чтобы он был в порядке.
(Кстати, может, нам вообще надо выдавать не свидетельства нотариусов, а свидетельства архивариусов... регистраторов... "финмониторщиков"... Список легко продолжить...)


Произошла какая-то странная и очень опасная для нотариусов трансформация.


Опасная - потому что последствия непредсказуемы.
Иди знай, кому и когда придет в голову применить к нашим конторам стандартные требования к помещениям госархивов, проверки и т.п.


Я только что где-то проходила и слышала песню Макаревича:
"Ты помнишь, как все начиналось?
Все было впервые и вновь..."

Да уж.

[ЛЕШАЯ]

Акт знищення складаємо в 4 примірниках, затверджуємо ЕПК юстиції (протокол), та обласним архівом, ніякої опечатки немає, один примірник залишаємо в обласному архіві, другий в юстицію (ЕПК), третій в нотаріальний архів, четвертий собі.

[Vatson]

Акт знищення складаємо в 4 примірниках, затверджуємо ЕПК юстиції (протокол), та обласним архівом, ніякої опечатки немає, один примірник залишаємо в обласному архіві, другий в юстицію (ЕПК), третій в нотаріальний архів, четвертий собі.

По нашим правилам-3 экземпляра.

[ЛЕШАЯ]

Тогда останетесь без своего:) я тоже так думала. сначала делала копию, сейчас добавляю экземпляр. Раньше по старым правилам получалось 3 экземпляра, сейчас еще один в нот архив уходит.

[Vatson]

Тогда останетесь без своего:) я тоже так думала. сначала делала копию, сейчас добавляю экземпляр. Раньше по старым правилам получалось 3 экземпляра, сейчас еще один в нот архив уходит.

Ну наверное мы с Вами по разным правилам работаем:)))у меня написано так:

13.11. Акт складається у трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
Акти мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
13.12. Схвалені ЕК управління юстиції описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, описи справ з особового складу (приватного нотаріуса) та акти затверджуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.
13.13. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, в архіві, у приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що зазначається в акті.
13.14. Акт вміщується до справи архівного фонду та зберігається у конторі, архіві, приватного нотаріуса.

[ЛЕШАЯ]

Уменя тоже так написано:) Я делюсь с Вами жизненным опытом, а Вы как хотите так и делайте. Ваши акты, Ваш архив.
Могу только процетировать раньше изложенное
Як умру, то поховайте мене під книжками,
І могилу мою рясно вкрийте бумажками!
Як умру, то поховайте в архів під папери,
Під звук відтиску печатки винесіть за двері...
Поховайте, люди добрі, мене край дороги
Та Реєстр Ви мені покладіть у ноги!
Під голову покладіть всі нові закони,
Може й Там знадобиться знати всі Канони...
Щоб всі справи й документи на труну поклали,
А на Хресті почепили звітні матеріали!
А ось бланків Ви моїх зовсім не чіпайте,
Інформ'юсту, шановні, швидше їх віддайте,
В управлінні та Мін'юсті хай за мной не плачуть,
Бо клієнти й добрі люди їм тепер "віддячать"!
Поховайте та й ставайте до дій нотаріальних,
Бо не терпить справа ця простоїв ментальних!

[Золотая Рыбка]

Народ, вопрос может и идиотский, а как вы архив уничтожаете-рвете, жжете или сдаете на макулатуру?

[Ынотио]

Народ, вопрос может и идиотский, а как вы архив уничтожаете-рвете, жжете или сдаете на макулатуру?

якщо обсяг справ для знищення не значний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що зазначається в акті

[Vatson]

Народ, вопрос может и идиотский, а как вы архив уничтожаете-рвете, жжете или сдаете на макулатуру?

Делаю первый раз-в акте предлагается либо сдать в утиль либо уничтожить самостоятельно-в утиль не собираюсь (как же наша тайна нотдействий любимая), собираюсь сжигать и топтать (как помните нам на курсах обїяснял наш лектор-чтобі никто ничего не смог прочесть:))))